문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

문서 관리 시스템은 회사에서 사용하는 문서를 저장하고 제어하는 ​​데 사용되는 프로그램입니다. 컴퓨터가 등장하기 전에 문서 관리 시스템은 단순히 구매 주문, 엔지니어링 변경 및 회로도와 같은 회사의 하드 카피 문서를 체계적인 순서로 제출하여 검색을보다 쉽게하는 프로세스였습니다. DMS라고도하는 오늘날 가장 일반적인 유형의 문서 관리 시스템은 전자입니다.

전자 문서 관리 시스템은 회사 레코드를 색인화하고 저장하는 컴퓨터 프로그램입니다. 이를 통해 정보를 인쇄, 우편 또는 팩스없이 다른 지역으로 전자적으로 전달할 수 있습니다. 절차 또는 작업 매뉴얼을 저장하는 데 가장 많이 사용되는 컨텐츠 관리 시스템과 유사하게 문서 관리 시스템은 전자 이미지를 통해 정보를 저장하므로 많은 직원이 동시에 전자 문서에 액세스 할 수 있습니다.

전자 형식이 아닌 문서의 경우 문서 이미지 스캔 소프트웨어를 사용하여 종이 사본을 전자 이미지로 변환합니다. 그런 다음 전자 이미지는 필요할 때까지 컴퓨터에 저장됩니다. 문서 관리 시스템의 다른 용도는 보안 및 규정 준수입니다.

보안 기능에는 암호 보호, "읽기 전용"액세스 및 재해 복구가 포함됩니다. 비밀번호 보호는 권한이없는 사용자가 기밀 파일을 보지 못하게하는 데 사용됩니다. 대부분의 문서 관리 시스템에서는 사용자가 프로필별로 설정하고 프로필과 관련된 파일 만 볼 수 있습니다. 예를 들어, 구매자 프로파일로 설정된 사용자는 비밀번호를 입력하면 구매 주문 또는 가격 계약의 이미지를 볼 수 있지만 기계 도면과 같은 엔지니어링 문서의 이미지는 볼 수 없습니다.

"읽기 전용"액세스 보안 기능을 통해 사용자는 문서를 볼 수 있지만 수정은 할 수 없습니다. 이 유형의 액세스는 프로젝트에 대한 데이터를 조사해야하지만 수정할 권한이없는 직원에게 도움이됩니다. 재해 복구는 또 다른 중요하지만 문서 관리 시스템의 보안 기능은 필요하지 않습니다. 백업 파일 또는 외부 컴퓨터는 일반적으로 화재, 홍수 또는 기타 유형의 자연 재해의 경우 회사의 모든 기록이 안전하도록 사용됩니다.

규정 준수는 대부분의 문서 관리 시스템의 또 다른 측면입니다. 미국 소유 기업의 경우 Sarbanes-Oxley Act 또는 SOX는 종종 기록 보존 규정을 준수해야합니다. SOX는 어떤 유형의 레코드를 유지해야하며 얼마나 오래 유지해야하는지 정의합니다. 회사는 정확하고 적절한 기록을 유지하지 않은 것에 대한 준수 및 처벌에 대해 감사를받으며 벌금 및 가능한 징역을 포함합니다. 문서 관리 시스템을 사용하여 회사는 안전하고 접근하기 쉬운 장소에 기록을 보유합니다.