Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?
Un système de gestion de documents est un programme utilisé pour stocker et contrôler les documents utilisés par une entreprise. Avant l'avènement des ordinateurs, un système de gestion de documents consistait simplement à classer les documents papier d'une entreprise, tels que les bons de commande, les modifications techniques et les schémas, dans un ordre systématique afin de faciliter la récupération. Également connu sous le nom de DMS, le type de système de gestion de documents le plus répandu aujourd'hui est le système électronique.
Un système de gestion électronique de documents est un programme informatique qui indexe et stocke les enregistrements de l'entreprise. Cela permet aux informations d'être transmises électroniquement à d'autres zones géographiques sans avoir à imprimer, envoyer par la poste ou par fax. Semblable aux systèmes de gestion de contenu qui sont le plus souvent utilisés pour stocker des procédures ou des manuels de travail, un système de gestion de documents stocke les informations via des images électroniques afin que les documents électroniques soient accessibles simultanément à de nombreux employés.
Pour les documents qui ne sont pas initialement sous forme électronique, un logiciel de numérisation d'imagerie documentaire est utilisé pour convertir la copie papier en images électroniques. Les images électroniques sont ensuite stockées sur un ordinateur jusqu'à leur utilisation. Les autres utilisations d'un système de gestion de documents sont la sécurité et la conformité.
Les fonctions de sécurité incluent la protection par mot de passe, l'accès "en lecture seule" et la récupération après sinistre. La protection par mot de passe est utilisée pour empêcher les utilisateurs non autorisés de consulter des fichiers confidentiels. La plupart des systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs d'être configurés par profil et de ne pouvoir afficher que les fichiers liés à leur profil. Par exemple, un utilisateur configuré sous un profil d’acheteur pourrait visualiser des images de bons de commande ou d’accords sur les prix une fois son mot de passe entré, mais ne pourrait pas voir d’images de documentation technique, telles que des dessins mécaniques.
La fonctionnalité de sécurité d'accès en "lecture seule" permet aux utilisateurs de visualiser les documents mais empêche toute modification. Ce type d’accès est utile pour les employés qui peuvent avoir besoin de rechercher des données pour des projets mais qui n’ont pas le pouvoir d’apporter des modifications. La reprise après sinistre est une autre fonctionnalité importante mais dont on espère qu'elle n'aura jamais besoin des systèmes de gestion de documents. Les fichiers de sauvegarde ou les ordinateurs hors site sont généralement utilisés pour que tous les enregistrements de l'entreprise soient protégés en cas d'incendies, d'inondations ou d'autres types de catastrophes naturelles.
La conformité est un autre aspect de la plupart des systèmes de gestion de documents. Pour les sociétés américaines, la loi Sarbanes-Oxley ou SOX, comme on l'appelle souvent, impose de se conformer à la réglementation en matière de conservation des données. SOX définit quels types d’enregistrements doivent être conservés et pendant combien de temps. Les entreprises sont auditées pour vérifier leur conformité et les pénalités encourues pour ne pas tenir des registres précis et pertinents comprennent les amendes et les peines d'emprisonnement. En utilisant un système de gestion de documents, les entreprises conservent leurs archives dans un endroit sûr et facile d'accès.