文書管理システムとは？

ドキュメント管理システムは、企業が使用するドキュメントを保存および制御するために使用されるプログラムです。 コンピューターが登場する前は、文書管理システムは、検索を容易にするために、発注書、技術変更、回路図などの企業のハードコピー文書を体系的な順序でファイリングするプロセスでした。 DMSとも呼ばれる、現在最も一般的なタイプのドキュメント管理システムは電子的です。

電子文書管理システムは、会社の記録にインデックスを付けて保存するコンピュータープログラムです。 これにより、情報を印刷、郵送、またはファックスすることなく、他の地域に電子的に渡すことができます。 手順または作業マニュアルの保存に最もよく使用されるコンテンツ管理システムと同様に、文書管理システムは電子画像を介して情報を保存するため、多くの従業員が同時に電子文書にアクセスできます。

最初は電子形式ではないドキュメントの場合、ドキュメントイメージングスキャンソフトウェアを使用して、紙のコピーを電子画像に変換します。 電子画像は、必要になるまでコンピューターに保存されます。 ドキュメント管理システムのその他の用途は、セキュリティとコンプライアンスです。

セキュリティ機能には、パスワード保護、「読み取り専用」アクセス、および災害復旧が含まれます。 パスワード保護は、権限のないユーザーが機密ファイルを閲覧できないようにするために使用されます。 ほとんどのドキュメント管理システムでは、ユーザーはプロファイルごとに設定でき、プロファイルに関連するファイルのみを表示できます。 たとえば、買い手プロファイルで設定されたユーザーは、パスワードを入力すると購入注文または価格契約の画像を表示できますが、機械製図などの技術文書の画像は表示できません。

「読み取り専用」アクセスセキュリティ機能により、ユーザーはドキュメントを表示できますが、変更はできません。 このタイプのアクセスは、プロジェクトのデータを調査する必要があるかもしれないが、変更を行う権限を持っていない従業員に役立ちます。 災害復旧も重要ですが、ドキュメント管理システムのセキュリティ機能が必要になることはありません。 通常、バックアップファイルまたはオフサイトコンピューターが使用されるため、火災、洪水、またはその他の種類の自然災害の場合、会社の記録はすべて安全です。

コンプライアンスは、ほとんどのドキュメント管理システムの別の側面です。 米国が所有する企業の場合、サーベンス・オクスリー法またはSOXはしばしば言及されるように、記録保持規制へのコンプライアンスを要求しています。 SOXは、どのタイプのレコードを保持する必要があるか、およびその期間を定義します。 企業はコンプライアンスについて監査され、正確で適切な記録を保持しないことに対する罰則には、罰金や投獄の可能性が含まれます。 文書管理システムを使用することにより、企業は安全でアクセスしやすい場所に記録を保管できます。