ドキュメント管理システムとは何ですか？

ドキュメント管理システムは、会社が使用するドキュメントを保存および制御するために使用されるプログラムです。コンピューターが出現する前は、ドキュメント管理システムは、取得を容易にするための体系的な順序で、発注書、エンジニアリングの変更、回路図などの企業のハードコピードキュメントを提出する単なるプロセスでした。 DMSとも呼ばれ、今日最も一般的なタイプのドキュメント管理システムは電子です。

電子ドキュメント管理システムは、会社の記録をインデックス化および保存するコンピュータープログラムです。これにより、情報は、印刷、郵送、またはファックスを使用することなく、他の地域に電子的に渡すことができます。手順や作業マニュアルの保存に最もよく使用されるコンテンツ管理システムと同様に、ドキュメント管理システムは電子画像を介して情報を保存して、電子文書に同時にアクセスできるようにします。紙コピーを電子画像に変換するためにSED。 電子画像は、必要になるまでコンピューターに保存されます。ドキュメント管理システムのその他の用途は、セキュリティとコンプライアンスです。

セキュリティ機能には、パスワード保護、「読み取り専用」アクセス、および災害復旧が含まれます。パスワード保護は、不正なユーザーが機密ファイルを表示できないようにするために使用されます。ほとんどのドキュメント管理システムにより、ユーザーはプロファイルによってセットアップされ、プロファイルに関連するファイルのみを表示できます。たとえば、購入者のプロフィールの下に設定されたユーザーは、パスワードを入力したときに発注書または価格契約の画像を表示できますが、機械図面などのエンジニアリングドキュメントの画像を表示できません。

「読み取り専用」アクセスセキュリティ機能により、ユーザーはドキュメントを表示できますが、変更を防ぎます。このタイプのアクセスは、MAの従業員に役立ちますyプロジェクトのデータを調査する必要がありますが、変更を加える権限はありません。災害復旧はもう1つの重要ですが、ドキュメント管理システムのセキュリティ機能が必要にならないことを願っています。通常、バックアップファイルまたはオフサイトコンピューターが使用されるため、火災、洪水、またはその他の種類の自然災害の場合、会社の記録はすべて安全です。

コンプライアンスは、ほとんどのドキュメント管理システムのもう1つの側面です。米国所有の企業の場合、Sarbanes-Oxley ActまたはSoxはしばしば言及されているため、保持規制を記録するためにコンプライアンスが必要です。ソックスは、どのタイプのレコードを保持する必要があるか、どのくらいの期間定義します。企業は、正確で適切な記録を維持しないためのコンプライアンスと罰則のために監査を受けています。ドキュメント管理システムを使用することにより、企業は安全で簡単にアクセスできる場所に記録を持っています。