Hvad er et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem er et program, der bruges til at gemme og kontrollere de dokumenter, en virksomhed bruger. Før fremkomsten af ​​computere var et dokumenthåndteringssystem blot en proces til arkivering af en virksomheds papirkopier, f.eks. Indkøbsordrer, tekniske ændringer og skemaer, i en systematisk rækkefølge for at gøre det lettere at hente. Også kendt som DMS, er den mest almindelige type dokumenthåndteringssystem i dag elektronisk.

Et elektronisk dokumentstyringssystem er et computerprogram, der indekserer og gemmer firmaposter. Dette gør det muligt for oplysninger at videregive elektronisk til andre geografier uden at skulle udskrive, maile eller faxe. I lighed med indholdsstyringssystemer, der oftest bruges til at gemme procedurer eller arbejdsmanualer, gemmer et dokumentstyringssystem informationen via elektroniske billeder, så de elektroniske dokumenter kan få adgang til mange ansatte samtidigt.

For dokumenter, der ikke oprindeligt er i elektronisk form, bruges scanningsoftware til billeddannelse til at konvertere papirkopien til elektroniske billeder. De elektroniske billeder gemmes derefter på en computer, indtil det er nødvendigt. Andre anvendelser til et dokumenthåndteringssystem er sikkerhed og overholdelse.

Sikkerhedsfunktioner inkluderer adgangskodebeskyttelse, "skrivebeskyttet" adgang og gendannelse af katastrofer. Adgangskodebeskyttelse bruges til at forhindre uautoriserede brugere i at se fortrolige filer. De fleste dokumenthåndteringssystemer tillader brugere at blive konfigureret efter profil og kun være i stand til at se filer relateret til deres profil. For eksempel vil en bruger, der er oprettet under en køberprofil, kunne se billeder af indkøbsordrer eller prisaftaler, når han indtastede sin adgangskode, men ville ikke være i stand til at se billeder af teknisk dokumentation, såsom mekaniske tegninger.

Funktionen "read-only" -adgangssikkerhed giver brugerne mulighed for at se dokumenter, men forhindrer ændringer. Denne type adgang er nyttig for medarbejdere, der muligvis har behov for at undersøge data til projekter, men som ikke har myndighed til at foretage ændringer. Gendannelse af katastrofer er en anden vigtig, men forhåbentlig aldrig nødvendig sikkerhedsfunktion i dokumentstyringssystemer. Sikkerhedskopieringsfiler eller off-site computere bruges typisk, så i tilfælde af brand, oversvømmelser eller andre typer naturkatastrofer er alle virksomhedens poster sikre.

Overholdelse er et andet aspekt af de fleste dokumenthåndteringssystemer. For amerikansk-ejede virksomheder kræver Sarbanes-Oxley Act eller SOX, som det ofte kaldes, overholdelse af reglerne om registrering af opbevaring. SOX definerer, hvilke typer poster der skal opbevares, og hvor længe. Virksomheder revideres for overholdelse og sanktioner for ikke at føre nøjagtige og relevante poster inkluderer bøder og mulig fængsel. Ved at bruge et dokumenthåndteringssystem har virksomheder poster på et sikkert, let tilgængeligt sted.