Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem är ett program som används för att lagra och kontrollera dokumenten ett företag använder. Före datorns tillkomst var ett dokumenthanteringssystem helt enkelt en process för att arkivera ett företags papperskopior, till exempel inköpsorder, tekniska förändringar och scheman, i en systematisk ordning för att underlätta hämtningen. Även känd som DMS, är den vanligaste typen av dokumenthanteringssystem idag elektronisk.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är ett datorprogram som indexerar och lagrar företagsregister. Detta gör att information kan skickas elektroniskt till andra geografier utan att behöva skriva ut, maila eller faxa. I likhet med innehållshanteringssystem som oftast används för att lagra procedurer eller arbetsmanualer, lagrar ett dokumenthanteringssystem informationen via elektroniska bilder så att de elektroniska dokumenten kan nås av många anställda samtidigt.

För dokument som ursprungligen inte finns i elektronisk form, används dokumentavbildningsskanningsprogramvara för att konvertera papperskopian till elektroniska bilder. De elektroniska bilderna lagras sedan på en dator tills det behövs. Andra användningar för ett dokumenthanteringssystem är säkerhet och efterlevnad.

Säkerhetsfunktioner inkluderar lösenordsskydd, "skrivskyddad" åtkomst och katastrofåterställning. Lösenordsskydd används för att förhindra att obehöriga användare ser konfidentiella filer. De flesta dokumenthanteringssystem tillåter användare att konfigureras efter profil och bara kunna visa filer relaterade till deras profil. Exempelvis skulle en användare som är inställd under en köparprofil kunna se bilder på inköpsorder eller prisavtal när han angav sitt lösenord men inte kunde se bilder av teknisk dokumentation såsom mekaniska ritningar.

Funktionen "skrivskyddad" åtkomst säkerhet gör det möjligt för användare att se dokument men förhindrar eventuella ändringar. Denna typ av åtkomst är användbar för anställda som kan behöva undersöka data för projekt men inte har behörighet att göra ändringar. Återställning av katastrofer är en annan viktig men förhoppningsvis aldrig nödvändig säkerhetsfunktion i dokumenthanteringssystem. Säkerhetskopieringsfiler eller datorer utanför webbplatsen används vanligtvis så att vid bränder, översvämningar eller andra typer av naturkatastrofer är alla företagets register säkra.

Efterlevnad är en annan aspekt av de flesta dokumenthanteringssystem. För amerikanska ägda företag kräver Sarbanes-Oxley Act eller SOX, som det ofta kallas, efterlevnad av lagringsreglerna. SOX definierar vilka typer av register som måste hållas och hur länge. Företag granskas med avseende på efterlevnad och påföljder för att inte ha korrekt och relevant register inkluderar böter och eventuell fängelse. Genom att använda ett dokumenthanteringssystem har företag register på en säker och lättillgänglig plats.