O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos é um programa usado para armazenar e controlar os documentos que uma empresa usa. Antes do advento dos computadores, um sistema de gerenciamento de documentos era simplesmente um processo de arquivar documentos de cópia impressa de uma empresa, como pedidos de compra, alterações de engenharia e esquemas, em uma ordem sistemática para facilitar a recuperação. Também conhecido como DMS, o tipo mais comum de sistema de gerenciamento de documentos hoje é eletrônico.
Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos é um programa de computador que indexa e armazena registros da empresa. Isso permite que as informações passem eletronicamente para outras geografias sem precisar imprimir, correio ou fax. Semelhante aos sistemas de gerenciamento de conteúdo que costumam ser usados para armazenar procedimentos ou manuais de trabalho, um sistema de gerenciamento de documentos armazena as informações por meio de imagens eletrônicas para que os documentos eletrônicos possam ser acessados por muitos funcionários simultaneamente.sed para converter a cópia em papel em imagens eletrônicas. As imagens eletrônicas são então armazenadas em um computador até que seja necessário. Outros usos para um sistema de gerenciamento de documentos são segurança e conformidade.
Os recursos de segurança incluem proteção de senha, acesso "somente leitura" e recuperação de desastres. A proteção de senha é usada para impedir que os usuários não autorizados visualizem arquivos confidenciais. A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos permite que os usuários sejam configurados por perfil e só possam visualizar arquivos relacionados ao seu perfil. Por exemplo, um usuário configurado sob um perfil de comprador poderá visualizar imagens de pedidos de compra ou contratos de preços depois de inserir sua senha, mas não poderá visualizar imagens da documentação de engenharia, como desenhos mecânicos.O recurso de segurança de acesso "somente leitura" permite que os usuários visualizem documentos, mas impede quaisquer modificações. Este tipo de acesso é útil para funcionários queY precisa pesquisar dados para projetos, mas não tem autoridade para fazer modificações. A recuperação de desastres é outro recurso importante, mas espero que nunca precise de segurança dos sistemas de gerenciamento de documentos. Arquivos de backup ou computadores fora do local são normalmente usados para que, no caso de incêndios, inundações ou outros tipos de desastres naturais, todos os registros da empresa sejam seguros.
A conformidade é outro aspecto da maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos. Para empresas de propriedade dos EUA, a Lei Sarbanes-Oxley ou Sox, como é frequentemente referida, requer conformidade com os regulamentos de retenção de registros. O Sox define quais tipos de registros precisam ser mantidos e por quanto tempo. As empresas são auditadas para conformidade e multas por não manter registros precisos e pertinentes incluem multas e possível prisão. Ao usar um sistema de gerenciamento de documentos, as empresas têm registros em um local seguro e fácil de acessar.