O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos é um programa usado para armazenar e controlar os documentos que uma empresa usa. Antes do advento dos computadores, um sistema de gerenciamento de documentos era simplesmente um processo de arquivamento de documentos impressos de uma empresa, como pedidos de compra, alterações de engenharia e esquemas, em uma ordem sistemática para facilitar a recuperação. Também conhecido como DMS, o tipo mais comum de sistema de gerenciamento de documentos atualmente é eletrônico.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é um programa de computador que indexa e armazena os registros da empresa. Isso permite que as informações passem eletronicamente para outras regiões geográficas sem precisar imprimir, enviar por correio ou fax. Semelhante aos sistemas de gerenciamento de conteúdo usados com mais freqüência para armazenar procedimentos ou manuais de trabalho, um sistema de gerenciamento de documentos armazena as informações por meio de imagens eletrônicas, para que os documentos eletrônicos possam ser acessados por muitos funcionários simultaneamente.
Para documentos que não estão inicialmente em formato eletrônico, o software de digitalização de imagens de documentos é usado para converter a cópia em papel em imagens eletrônicas. As imagens eletrônicas são armazenadas em um computador até serem necessárias. Outros usos para um sistema de gerenciamento de documentos são segurança e conformidade.
Os recursos de segurança incluem proteção por senha, acesso "somente leitura" e recuperação de desastres. A proteção por senha é usada para impedir que usuários não autorizados visualizem arquivos confidenciais. A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos permite que os usuários sejam configurados por perfil e apenas possam visualizar arquivos relacionados ao seu perfil. Por exemplo, um usuário configurado sob um perfil de comprador poderá visualizar imagens de pedidos ou acordos de preços depois de inserir sua senha, mas não poderá visualizar imagens da documentação de engenharia, como desenhos mecânicos.
O recurso de segurança de acesso "somente leitura" permite que os usuários visualizem documentos, mas evita qualquer modificação. Esse tipo de acesso é útil para funcionários que talvez precisem pesquisar dados de projetos, mas que não têm autoridade para fazer modificações. A recuperação de desastres é outro recurso de segurança importante, mas espero que nunca seja necessário, dos sistemas de gerenciamento de documentos. Arquivos de backup ou computadores externos geralmente são usados para que, no caso de incêndios, inundações ou outros tipos de desastres naturais, todos os registros da empresa estejam seguros.
A conformidade é outro aspecto da maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos. Para empresas de propriedade dos EUA, a Lei Sarbanes-Oxley ou SOX, como é frequentemente referida, requer conformidade com os regulamentos de retenção de registros. SOX define quais tipos de registros precisam ser mantidos e por quanto tempo. As empresas são auditadas quanto à conformidade e multas por não manter registros precisos e pertinentes, incluindo multas e possível prisão. Ao usar um sistema de gerenciamento de documentos, as empresas possuem registros em um local seguro e de fácil acesso.