Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenverwaltungssystem ist ein Programm zum Speichern und Steuern der von einem Unternehmen verwendeten Dokumente. Vor der Einführung von Computern bestand ein Dokumentenverwaltungssystem lediglich darin, die gedruckten Dokumente eines Unternehmens wie Bestellungen, technische Änderungen und Schaltpläne in einer systematischen Reihenfolge abzulegen, um den Abruf zu vereinfachen. Das heute am weitesten verbreitete Dokumentenverwaltungssystem, auch DMS genannt, ist das elektronische.
Ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem ist ein Computerprogramm, das Unternehmensaufzeichnungen indiziert und speichert. Auf diese Weise können Informationen elektronisch an andere Regionen weitergegeben werden, ohne dass sie gedruckt, per Post oder Fax versendet werden müssen. Ähnlich wie bei Content-Management-Systemen, die am häufigsten zum Speichern von Prozeduren oder Arbeitshandbüchern verwendet werden, speichert ein Dokumentenverwaltungssystem die Informationen über elektronische Bilder, sodass viele Mitarbeiter gleichzeitig auf die elektronischen Dokumente zugreifen können.
Bei Dokumenten, die ursprünglich nicht in elektronischer Form vorliegen, wird die Papierkopie mit der Scan-Software für die Dokumentenerfassung in elektronische Bilder umgewandelt. Die elektronischen Bilder werden dann auf einem Computer gespeichert, bis sie benötigt werden. Weitere Anwendungen für ein Dokumentenmanagementsystem sind Sicherheit und Compliance.
Zu den Sicherheitsfunktionen gehören Kennwortschutz, schreibgeschützter Zugriff und Notfallwiederherstellung. Der Kennwortschutz wird verwendet, um zu verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer vertrauliche Dateien anzeigen. Bei den meisten Dokumentenverwaltungssystemen können Benutzer nach Profil eingerichtet werden und nur Dateien anzeigen, die sich auf ihr Profil beziehen. Ein Benutzer, der unter einem Käuferprofil eingerichtet ist, kann beispielsweise Bilder von Bestellungen oder Preisvereinbarungen anzeigen, sobald er sein Kennwort eingegeben hat, kann jedoch keine Bilder von technischen Dokumentationen wie z. B. mechanischen Zeichnungen anzeigen.
Die Sicherheitsfunktion für den schreibgeschützten Zugriff ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Dokumenten, verhindert jedoch Änderungen. Diese Art des Zugriffs ist hilfreich für Mitarbeiter, die möglicherweise Daten für Projekte recherchieren müssen, aber nicht berechtigt sind, Änderungen vorzunehmen. Die Notfallwiederherstellung ist ein weiteres wichtiges, aber hoffentlich nie benötigtes Sicherheitsmerkmal von Dokumentenverwaltungssystemen. Sicherungsdateien oder Computer außerhalb des Unternehmens werden in der Regel verwendet, damit bei Bränden, Überschwemmungen oder anderen Naturkatastrophen alle Aufzeichnungen des Unternehmens sicher sind.
Compliance ist ein weiterer Aspekt der meisten Dokumentenmanagementsysteme. Für US-amerikanische Unternehmen erfordert der Sarbanes-Oxley Act oder SOX, wie er häufig genannt wird, die Einhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen. SOX definiert, welche Arten von Aufzeichnungen wie lange aufbewahrt werden müssen. Unternehmen werden auf Einhaltung geprüft, und Strafen für die Nichteinhaltung genauer und sachdienlicher Aufzeichnungen schließen Bußgelder und mögliche Inhaftierungen ein. Mithilfe eines Dokumentenverwaltungssystems haben Unternehmen Aufzeichnungen an einem sicheren, leicht zugänglichen Ort.