Was ist ein Dokumentverwaltungssystem?
Ein Dokumentverwaltungssystem ist ein Programm, mit dem die Dokumente ein Unternehmen verwendet und steuern. Vor dem Aufkommen von Computern war ein Dokumentverwaltungssystem lediglich ein Prozess der Einreichung der Hardcopy -Dokumente eines Unternehmens wie Bestellungen, technischen Änderungen und Schaltplänen in systematischer Reihenfolge, um das Abrufen zu erleichtern. Auch als DMS bezeichnet, ist die häufigste Art von Dokumentverwaltungssystem heute elektronisch.
Ein elektronisches Dokumentverwaltungssystem ist ein Computerprogramm, das Unternehmensakten indiziert und speichert. Auf diese Weise können Informationen elektronisch an andere Geografien weitergeben, ohne dass sie drucken, mailen oder faxen müssen. Ähnlich wie bei Content -Management -Systemen, die am häufigsten zum Speichern von Verfahren oder Arbeitshandbüchern verwendet werden, speichert ein Dokumentverwaltungssystem die Informationen über elektronische Bilder, sodass die elektronischen Dokumente von vielen Mitarbeitern gleichzeitig zugegriffen werden können.Sed um die Papierkopie in elektronische Bilder umzuwandeln. Die elektronischen Bilder werden dann auf einem Computer aufbewahrt, bis sie benötigt werden. Andere Verwendungen für ein Dokumentverwaltungssystem sind Sicherheit und Konformität.
Zu den Sicherheitsfunktionen gehören Kennwortschutz, "schreibgeschützte" Zugriff und Katastrophenwiederherstellung. Der Kennwortschutz wird verwendet, um nicht autorisierte Benutzer daran zu hindern, vertrauliche Dateien anzuzeigen. In den meisten Dokumentenverwaltungssystemen können Benutzer nach Profil eingerichtet werden und nur Dateien im Zusammenhang mit ihrem Profil anzeigen können. Beispielsweise kann ein im Käuferprofil eingerichteter Benutzer Bilder von Bestellungen oder Preisvereinbarungen anzeigen, sobald er sein Passwort eingegeben hat, aber keine Bilder von technischen Dokumentationen wie mechanische Zeichnungen anzeigen kann.Mit der Funktion "schreibgeschützter" Zugriffssicherheitsfunktion können Benutzer Dokumente anzeigen, jedoch alle Änderungen verhindert. Diese Art von Zugang ist hilfreich für Mitarbeiter, die MASie müssen Daten für Projekte erforschen, haben jedoch nicht die Befugnis, Änderungen vorzunehmen. Disaster Recovery ist eine weitere wichtige, aber hoffentlich nie benötigte Sicherheitsfunktion von Dokumentenverwaltungssystemen. Backup-Dateien oder Computer außerhalb des Standorts werden normalerweise verwendet, damit bei Bränden, Überschwemmungen oder anderen Arten von Naturkatastrophen alle Aufzeichnungen des Unternehmens sicher sind.
Compliance ist ein weiterer Aspekt der meisten Dokumentverwaltungssysteme. Für Unternehmen in den USA erfordert das Sarbanes-Oxley Act oder SOX, wie es oft erwähnt wird, die Einhaltung der Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufnahmen. Sox definiert, welche Arten von Datensätzen aufbewahrt werden müssen und wie lange. Unternehmen werden auf Compliance geprüft, und Strafen für die nicht genauen und relevanten Aufzeichnungen umfassen Bußgelder und mögliche Inhaftierung. Durch die Verwendung eines Dokumentverwaltungssystems haben Unternehmen Aufzeichnungen in einem sicheren, leicht zugänglichen Ort.