Co je to víceřádkový záznamník?

Víceřádkový záznamník je zařízení, které automaticky zodpovídá telefony pro jednotlivce nebo firmy. Stroje, které mohou odpovídat na více než jednu linku najednou, jsou užitečné pro ty, kteří mají dvě nebo více telefonních linek a umožňují více volajícím dosáhnout automatizované zprávy současně. Tyto stroje mohou být použity jako první kontaktní místo nebo mohou být použity k záznamu zpráv od volajících, kteří nejsou schopni oslovit osobu. Většinu času víceřádkový záznamník zaznamenává zprávy v digitálním formátu, lze však použít i mikropásky.

Přestože jednotlivci s více telefonními linkami mohou používat víceřádkový záznamník, tato zařízení se obvykle nacházejí v podnicích. Další linky ve víceřádkovém záznamníku umožňují několika lidem volat na jedno číslo najednou, aniž by dostaly obsazovací signál. K jednomu z těchto strojů lze připojit libovolný počet řádků. Počet potřebných příchozích linek závisí na počtu hovorů, které jednotlivec nebo podnik přijme.

Existuje několik různých důvodů, proč používat víceřádkový záznamník. Jedním z důvodů je odpovídat na příchozí hovory. Víceřádkové záznamníky mohou volající přivítat předem nahranou zprávou, mohou je přidržet, dokud není k dispozici zástupce, nebo pomáhají volajícím nasměrovat se na správné oddělení, takže je zapotřebí méně recepčních. Mohou také přijímat zprávy pro osobu nebo firmu, pokud není nikdo k dispozici pro volání.

Jedním ze dvou typů dostupných záznamových služeb je víceřádkový záznamník fyzické zařízení, které je uchováváno v prostorách osoby nebo firmy, která je používá. Přestože k příchozím a odchozím zprávám lze často přistupovat tak, že zavoláte a zadáte kód, který jste si sami vybrali, ke zprávám se obvykle přistupuje na samotném fyzickém počítači. Hlasová schránka může také odpovídat na více linek, i když stroje potřebné pro provoz těchto služeb jsou uloženy ve vzdálených umístěních.

Odchozí zprávy a zprávy zaznamenané lidmi, kteří volají do víceřádkového záznamníku, lze uložit digitálně nebo na fyzická zařízení. Mikropásky jsou hlavním typem fyzického záznamového zařízení používaného dnes, lze však použít i standardní pásky. Digitální záznamy jsou uloženy na malých přepisovatelných jednotkách. Jakmile osoba poslouchá zprávu na jednom z těchto disků, může být zpráva smazána nebo uložena na později. Pásky lze vyjmout z víceřádkového záznamníku, když jsou plné a uložené, nebo je lze přetočit a přetáhnout.