O que é uma secretária eletrônica com várias linhas?
Uma secretária eletrônica com várias linhas é um dispositivo que atende automaticamente os telefones de indivíduos ou empresas. Máquinas que podem atender mais de uma linha ao mesmo tempo são úteis para aqueles com duas ou mais linhas telefônicas e possibilitam que vários chamadores cheguem a uma mensagem automatizada ao mesmo tempo. Essas máquinas podem ser usadas como primeiro ponto de contato ou podem ser usadas para gravar mensagens deixadas pelos chamadores que não conseguem alcançar uma pessoa. Na maioria das vezes, uma secretária eletrônica com várias linhas grava mensagens em formato digital, embora também possam ser usadas microfitas.
Embora pessoas com várias linhas telefônicas possam usar uma secretária eletrônica com várias linhas, esses dispositivos geralmente são encontrados em empresas. As linhas adicionais em uma secretária eletrônica com várias linhas permitem que várias pessoas liguem para um único número de uma só vez sem receber um sinal de ocupado. Qualquer número de linhas pode ser anexado a uma dessas máquinas. O número de linhas de entrada necessárias depende do número de chamadas que um indivíduo ou empresa recebe.
Existem vários motivos diferentes para usar uma secretária eletrônica com várias linhas. Um dos motivos é atender as chamadas recebidas. Os atendedores de chamadas com várias linhas podem receber os chamadores com uma mensagem pré-gravada, mantê-los em espera até que um representante esteja disponível, ou ajudam os chamadores a se direcionarem para o departamento correto, para que sejam necessárias menos recepcionistas. Eles também podem receber mensagens para uma pessoa ou empresa quando ninguém está disponível para atender as chamadas.
Um dos dois tipos de serviços de atendimento disponíveis, uma secretária eletrônica com várias linhas é um dispositivo físico mantido nas instalações da pessoa ou empresa que o utiliza. Embora as mensagens recebidas e enviadas possam ser acessadas com frequência, chamando e inserindo um código auto-selecionado, as mensagens geralmente são acessadas na própria máquina física. Os serviços de correio de voz também podem atender várias linhas, embora as máquinas necessárias para executar esses serviços sejam mantidas em locais remotos.
As mensagens enviadas e gravadas pelas pessoas que ligam para uma secretária eletrônica com várias linhas podem ser armazenadas digitalmente ou em dispositivos físicos. As microfitas são o principal tipo de dispositivo de gravação física usado atualmente, embora as fitas padrão também possam ser usadas. As gravações digitais são armazenadas em unidades pequenas regraváveis. Depois que uma pessoa ouve uma mensagem em uma dessas unidades, a mensagem pode ser excluída ou armazenada para mais tarde. As fitas podem ser retiradas da secretária eletrônica com várias linhas quando estão cheias e armazenadas ou podem ser rebobinadas e coladas.