O que é uma secretária eletrônica de várias linhas?
Uma secretária eletrônica de várias linhas é um dispositivo que atende telefones automaticamente para indivíduos ou empresas. Máquinas que podem responder mais de uma linha ao mesmo tempo são úteis para aqueles com duas ou mais linhas telefônicas e possibilitar que vários chamadores atinjam uma mensagem automatizada ao mesmo tempo. Essas máquinas podem ser usadas como um primeiro ponto de contato ou podem ser usadas para gravar mensagens deixadas pelos chamadores que não conseguem alcançar uma pessoa. Na maioria das vezes, uma máquina de atendimento de várias linhas registra mensagens em um formato digital, embora as micro-taças também possam ser usadas.
Embora indivíduos com várias linhas telefônicas possam usar uma secretária eletrônica de várias linhas, esses dispositivos geralmente são encontrados nas empresas. As linhas adicionais em uma secretária eletrônica de várias linhas permitem que várias pessoas ligue para um único número de uma só vez, sem receber um sinal ocupado. Qualquer número de linhas pode ser conectado a uma dessas máquinas. O número de linhas de entrada necessárias depende do número de chamadas que umindivíduo ou empresa recebe.
Existem vários motivos diferentes para usar uma secretária eletrônica de várias linhas. Uma razão é atender chamadas recebidas. Máquinas de atendimento de várias linhas podem cumprimentar os chamadores com uma mensagem pré-gravada, mantê-los em espera até que um representante esteja disponível, ou eles ajudam os chamadores a se direcionarem ao departamento correto para que menos recepcionistas sejam necessários. Eles também podem receber mensagens para uma pessoa ou empresa quando ninguém estiver disponível para atender as chamadas.
Um dos dois tipos de serviços de atendimento disponíveis, uma secretária eletrônica de várias linhas é um dispositivo físico que é mantido nas instalações da pessoa ou empresa que o usa. Embora as mensagens recebidas e enviadas geralmente possam ser acessadas chamando e inserindo um código auto-selecionado, as mensagens geralmente são acessadas na própria máquina física. Os serviços de correio de voz também podem responder a várias linhas, embora o MacHines necessários para executar esses serviços são mantidos em locais remotos.
Mensagens e mensagens de saída gravadas por pessoas que chamam para uma secretária eletrônica de várias linhas podem ser armazenadas digitalmente ou em dispositivos físicos. As micro-tapas são o principal tipo de dispositivo de gravação física usado hoje, embora as fitas padrão também possam ser usadas. As gravações digitais são armazenadas em pequenas unidades e reabrigadas. Depois que uma pessoa ouve uma mensagem em uma dessas unidades, a mensagem pode ser excluída ou armazenada para mais tarde. As fitas podem ser retiradas da secretária eletrônica de várias linhas quando estão cheias e armazenadas ou podem ser reformuladas e gravadas.