Co je obslužná konzole?

Konzola obsluhy je rozhraní, které recepční nebo úředník používá k směrování příchozích hovorů. Mnoho telefonních systémů používá pro tuto funkci automatizaci s obsluhou, ale některé společnosti dávají přednost živému člověku jako prvnímu kontaktnímu místu pro potenciální zákazníky. Jiní mohou být příliš malí na to, aby zaplatili za automatizovaný systém a potřebují, aby jejich zaměstnanci sekretariátu zvládli příchozí hovory. Velikost a složitost doprovodné konzole se může lišit.

Když přijde hovor do ústředny jako recepce recepce, recepční může odpovědět a určit povahu hovoru a zjistit, kam musí jít. Někteří recepční dokážou rychle vyřídit základní otázky a rychle vyřizovat hovory, což může snížit zatížení hovorů pro ostatní zaměstnance. Pokud to osoba, která přijme hovor, nemůže vyřídit, je třeba se obrátit na konzolu obsluhy, aby jej náležitě přenesla.

Obslužná konzole řekne recepčnímu, kdo je k dispozici. Pokud je někdo volný, recepční může hovor přepojit, nebo může upozornit jeho kancelář, aby potvrdil, že je přijatelné přesměrovat hovor. Recepční mohou také přesměrovat hovory do hlasové schránky, buď na žádost, nebo proto, že je někdo zaneprázdněn. Další možností je parkování, kde recepční podrží volajícího a čeká, až se linka zruší. Doprovodné konzole mohou také umožnit propojení do třícestných hovorů, konferenčních hovorů atd.

Historicky byly doprovodné konzole fyzické konzole s tlačítky recepční, které se používaly k přenosu hovorů a provádění dalších změn v systému. Někteří požadovali ruční přepínání, zatímco jiní umožnili technikovi programovat systém tak, aby hovory správně směroval. Moderní obslužné konzole mají často podobu počítačového softwaru, který může recepční použít k ovládání telefonních linek. Software může také převzít automatizaci, když recepční není k dispozici nebo není podnik uzavřen.

Rychlé a vhodné směrování telefonních hovorů může být důležité pro zákaznický servis. Lidé, kteří volají do firmy, mohou očekávat, že na ně odpoví osoba, a prostřednictvím systému živých operátorů ji přeposílají. Obsluha obsluhy vytváří mechanismus pro co nejrychlejší a nejefektivnější zpracování hovorů. Může to být užitečné také pro recepční, kteří potřebují mít přehled o tom, kdo je v kanceláři a co dělají, protože počítačový systém může zaměstnancům umožnit nastavit stav jako „na oběd“ nebo „na schůzce“, kterou recepční může určit, zda a kdy jsou lidé k dispozici.