Wat is een begeleidende console?
Een telefonistenconsole is een interface die door een receptionist of bediende wordt gebruikt om inkomende oproepen te routeren. Veel telefoonsystemen gebruiken automatisering voor deze functie met een auto-begeleider, maar sommige bedrijven geven de voorkeur aan een live mens als het eerste aanspreekpunt voor potentiële klanten. Anderen zijn misschien te klein om te betalen voor een geautomatiseerd systeem en hebben hun secretariële medewerkers nodig om inkomende oproepen te kunnen afhandelen. De grootte en complexiteit van een begeleidende console kan variëren.
Wanneer een oproep binnenkomt op een centrale centrale zoals het bureau van een receptionist, kan de receptionist de aard van de oproep beantwoorden en bepalen om te achterhalen waar het naartoe moet. Sommige receptionisten kunnen basisvragen afhandelen om snel gesprekken te wissen, wat de gespreksbelasting voor ander personeel kan verminderen. Als de persoon die de oproep beantwoordt het niet aan kan, moet u zich wenden tot de begeleidende console om het op de juiste manier door te schakelen.
De begeleidende console vertelt de receptionist die beschikbaar is. Als iemand vrij is, kan de receptionist het gesprek doorverbinden, of kan het kantoor van die persoon zoemen om te bevestigen dat het acceptabel is om het gesprek door te schakelen. Receptionisten kunnen ook oproepen doorschakelen naar voicemail, hetzij op verzoek, hetzij omdat iemand bezig is. Een andere optie is parkeren, waarbij de receptioniste de beller in de wacht zet om te wachten tot een lijn is gewist. Attendant-consoles kunnen ook patchen in drieweggesprekken, conferentiegesprekken, enzovoort mogelijk maken.
Historisch gezien waren bediende consoles fysieke consoles met knoppen die receptionisten gebruikten om gesprekken door te schakelen en andere wijzigingen aan te brengen in het systeem. Sommigen vereisten handmatig schakelen, terwijl anderen een technicus toestaan het systeem te programmeren om oproepen op de juiste manier te routeren. Moderne bediende consoles hebben vaak de vorm van computersoftware die de receptionist kan gebruiken om de telefoonlijnen te bedienen. De software kan ook de automatisering overnemen wanneer een receptionist niet beschikbaar is of het bedrijf is gesloten.
Snelle en juiste routering van telefoongesprekken kan belangrijk zijn voor de klantenservice. Mensen die een bedrijf bellen, kunnen verwachten dat ze door een persoon worden beantwoord en door een live systeem worden doorgestuurd. De begeleiderconsole creëert een mechanisme om oproepen zo snel en efficiënt mogelijk af te handelen. Het kan ook nuttig zijn voor een receptionist die op de hoogte moet houden wie er op kantoor is en wat ze doen, omdat een computersysteem werknemers in staat kan stellen een status in te stellen zoals "uit lunchen" of "in een vergadering" die de receptioniste kan gebruiken om te bepalen of, en wanneer, mensen beschikbaar zijn.