Was ist eine Attendant Console?
Eine Vermittlungskonsole ist eine Schnittstelle, die von einer Empfangsdame oder einem Sachbearbeiter zum Weiterleiten eingehender Anrufe verwendet wird. Viele Telefonsysteme verwenden für diese Funktion die Automatisierung mit einer automatischen Telefonzentrale. Einige Unternehmen bevorzugen jedoch einen lebenden Menschen als ersten Ansprechpartner für potenzielle Kunden. Andere sind möglicherweise zu klein, um für ein automatisiertes System zu bezahlen, und benötigen Sekretariatsmitarbeiter, um eingehende Anrufe bearbeiten zu können. Die Größe und Komplexität einer Vermittlungskonsole kann variieren.
Wenn ein Anruf an einer zentralen Vermittlungsstelle eingeht, wie z. B. an der Rezeption, kann die Rezeption antworten und die Art des Anrufs bestimmen, um herauszufinden, wohin er gehen muss. Einige Empfangsmitarbeiter können grundlegende Fragen beantworten, um Anrufe schnell zu klären, was die Anrufbelastung für andere Mitarbeiter verringern kann. Wenn die Person, die den Anruf entgegennimmt, ihn nicht bearbeiten kann, müssen Sie sich an die Vermittlungskonsole wenden, um ihn entsprechend weiterzuleiten.
Die Vermittlungskonsole teilt der Rezeption mit, wer verfügbar ist. Wenn jemand frei ist, kann der Rezeptionist den Anruf weiterleiten oder das Büro dieser Person anrufen, um zu bestätigen, dass die Weiterleitung des Anrufs zulässig ist. Empfangsmitarbeiter können Anrufe auch an Voicemail weiterleiten, entweder auf Anfrage oder weil jemand beschäftigt ist. Eine weitere Option ist das Parken, bei dem die Rezeption den Anrufer in die Warteschleife legt, um auf die Freigabe einer Leitung zu warten. Vermittlungskonsolen können auch das Patchen in Drei-Wege-Anrufe, Konferenzgespräche usw. ermöglichen.
In der Vergangenheit waren Vermittlungskonsolen physische Konsolen mit Tasten, über die Empfangsmitarbeiter Anrufe weiterleiten und andere Änderungen am System vornehmen konnten. Einige erforderten eine manuelle Umschaltung, während andere es einem Techniker ermöglichten, das System so zu programmieren, dass Anrufe entsprechend weitergeleitet werden. Moderne Vermittlungskonsolen haben häufig die Form von Computersoftware, mit der der Empfangsmitarbeiter die Telefonleitungen steuern kann. Die Software kann auch die Automatisierung übernehmen, wenn eine Empfangsdame nicht verfügbar ist oder der Betrieb geschlossen ist.
Eine schnelle und angemessene Weiterleitung von Telefonanrufen kann für den Kundenservice wichtig sein. Personen, die ein Unternehmen anrufen, werden möglicherweise von einer Person beantwortet und von Live-Betreibern über ein System weitergeleitet. Die Vermittlungskonsole erstellt einen Mechanismus, um Anrufe so schnell und effizient wie möglich zu bearbeiten. Dies kann auch für eine Empfangsdame nützlich sein, die im Auge behalten muss, wer im Büro ist und was sie tut, da ein Computersystem es Arbeitnehmern ermöglichen kann, einen Status wie "zum Mittagessen" oder "in einer Besprechung" festzulegen An der Rezeption können Sie feststellen, ob und wann Personen verfügbar sind.