Vad är en åtkomstkonsol?
En åtföljande konsol är ett gränssnitt som används av en receptionist eller kontorist för att dirigera inkommande samtal. Många telefonsystem använder automatisering för den här funktionen med en auto-skötare, men vissa företag föredrar att ha en levande människa som den första kontaktpunkten för potentiella kunder. Andra kan vara för små för att betala för ett automatiserat system och behöver deras sekreterare att kunna hantera inkommande samtal. Storleken och komplexiteten på en skötkonsol kan variera.
När ett samtal kommer in till ett centralt utbyte som en receptionists skrivbord, kan receptionisten svara och bestämma samtalets art för att ta reda på vart det behöver gå. Vissa receptionister kan hantera grundläggande frågor för att rensa samtal snabbt, vilket kan minska samtalets belastning för annan personal. Om den som svarar på samtalet inte kan hantera det, är det nödvändigt att vända sig till ledsagarkonsolen för att överföra det på lämpligt sätt.
Skötkonsolen berättar för receptionisten som är tillgänglig. Om någon är gratis kan receptionisten överföra samtalet eller surras på dennes kontor för att bekräfta att det är acceptabelt att vidarebefordra samtalet. Mottagare kan också överföra samtal till röstbrevlådan, antingen på begäran eller på grund av att någon är upptagen. Ett annat alternativ är parkering, där receptionisten ställer upp den som ringer i väntan på att en linje ska rensas. Betjäningskonsoler kan också möjliggöra patchning i trevägssamtal, konferenssamtal och så vidare.
Historiskt sett var åtföljande konsoler fysiska konsoler med knappmottagare som användes för att överföra samtal och göra andra ändringar i systemet. Vissa krävde manuell omkoppling, medan andra tillät en tekniker att programmera systemet för att dirigera samtal på lämpligt sätt. Moderna skötkonsoler har ofta form av datorprogramvara som receptionisten kan använda för att kontrollera telefonlinjerna. Programvaran kan också ta över för automatisering när en receptionist inte är tillgänglig eller verksamheten är stängd.
Snabb och lämplig dirigering av telefonsamtal kan vara viktigt för kundservice. Personer som ringer ett företag kan förvänta sig att besvaras av en person och vidarebefordras via ett system av liveoperatörer. Den åtföljande konsolen skapar en mekanism för att hantera samtal så snabbt och effektivt som möjligt. Det kan också vara användbart för en receptionist som behöver hålla koll på vem som är på kontoret och vad de gör, eftersom ett datorsystem kan tillåta arbetare att ställa in en status som "ut till lunch" eller "i ett möte" som receptionist kan använda för att avgöra om och när människor är tillgängliga.