Hva er en tilhørende konsoll?
En ledsagerkonsoll er et grensesnitt som brukes av resepsjonist eller kontorist for å rute innkommende samtaler. Mange telefonsystemer bruker automatisering for denne funksjonen sammen med en automatisk fremmøtte, men noen selskaper foretrekker å ha et levende menneske som det første kontaktpunktet for potensielle kunder. Andre kan være for små til å betale for et automatisert system og trenger sin sekretærstab for å kunne håndtere innkommende samtaler. Størrelsen og kompleksiteten på en ledsagerkonsoll kan variere.
Når en samtale kommer inn til en sentral utveksling som en resepsjonistens resepsjon, kan resepsjonisten svare på og bestemme arten av samtalen for å finne ut hvor den trenger å gå. Noen resepsjonister kan håndtere grunnleggende spørsmål for å tømme samtaler raskt, noe som kan redusere samtalebelastningen for annet personell. Hvis personen som svarer på samtalen ikke kan håndtere det, er det nødvendig å henvende seg til den tilhørende konsollen for å overføre den på riktig måte.
Den fremmøtte konsollen forteller resepsjonisten som er tilgjengelig. Hvis noen er gratis, kan resepsjonisten overføre samtalen, eller det kan hende at vedkommendes kontor for å bekrefte at det er akseptabelt å videresende samtalen. Resepsjonistene kan også overføre samtaler til telefonsvarer, enten på forespørsel eller fordi noen er opptatt. Et annet alternativ er parkering, der resepsjonisten plasserer den som ringer på vent for å vente på at en linje skal ryddes. Møtekonsoller kan også gi mulighet for oppdatering til treveisanrop, konferansesamtaler og så videre.
Historisk sett var ledsagende konsoller fysiske konsoller med knapper resepsjonister som brukes til å overføre samtaler og gjøre andre endringer i systemet. Noen krevde manuell veksling, mens andre tillot en tekniker å programmere systemet for å rute samtaler på riktig måte. Moderne ledsagerkonsoller har ofte form av dataprogramvare som resepsjonisten kan bruke til å kontrollere telefonlinjene. Programvaren kan også ta over for automatisering når en resepsjonist ikke er tilgjengelig eller virksomheten er stengt.
Rask og passende dirigering av telefonsamtaler kan være viktig for kundeservicen. Personer som ringer en bedrift kan forvente å bli besvart av en person, og videresendt gjennom et system av live-operatører. Den tilhørende konsollen lager en mekanisme for å håndtere samtaler så raskt og effektivt som mulig. Det kan også være nyttig for en resepsjonist som trenger å holde oversikt over hvem som er på kontoret og hva de gjør, da et datasystem kan tillate arbeidere å sette en status som "ut til lunsj" eller "i et møte" som resepsjonist kan bruke til å bestemme om og når folk er tilgjengelige.