Hvad er en budkontrakt?
En budkontrakt er et skøn over de samlede omkostninger til at gennemføre et specifikt job. Brugt i forskellige forretningsformer leveres en sådan kontrakt til den person eller virksomhed, der anmoder om færdiggørelse af arbejdet. I nogle tilfælde indsamles omkostningsforslag fra forskellige tilbudsgivere, hvor en eller flere af dem vælges til at afslutte jobbet.
En sådan kontrakt kan begynde med det, der kaldes anmodningen om forslag (RFP). Dette er en invitation til at byde på et bestemt job. RFP vil ofte afklare detaljer om det arbejde, der skal afsluttes. Disse specifikationer kan omfatte arbejdstidslinjer eller frister, placering af jobbet og alle andre detaljer, der kan påvirke leverandørens bud. Hvis RFP ikke tydeligt angiver nogle af de specifikationer, der er nødvendige for en ordentlig budkontrakt, er den potentielle leverandør nødt til at kontakte anmoderen for at få flere oplysninger.
Når man skriver budkontrakten, kan leverandøren muligvis overveje sådanne ting som de materialer, der er nødvendige til færdiggørelse af job, tid der skal bruges på jobbet og lønomkostninger. Disse vil ofte variere afhængigt af det arbejde, der skal afsluttes, og det træningsniveau, der kræves til jobbet. For eksempel, jo mere teknisk et job, desto mere koster både materialer og arbejde at gennemføre det. En budskabelon kan bruges til at sikre, at alle omkostninger er dækket, når budet skrives.
Budkontrakten skal også tage hensyn til den fortjeneste, som leverandøren ønsker at tjene på jobbet. I de fleste tilfælde er disse forslag en måde for virksomheden, der anmoder om tilbud til at sammenligne flere tilbud til jobbet. Jo flere leverandører, der konkurrerer om jobbet, jo større er chancen for, at nogle af dem accepterer under gennemsnittet fortjenstmargener. Jo lavere den krævede fortjenstmargen, jo lavere kan det samlede bud være.
Et vigtigt aspekt af budkontrakten kan være ændringsklausulen. En ændringsklausul kan give leverandøren mulighed for at anmode om en ændring af budet, hvis der er behov for flere penge eller tid til at afslutte arbejdet. Dette kan være afgørende, hvis jobbet kræver bygning, renovering eller konstruktion af enhver art. Hvis en entreprenør ikke skriver en klausul af denne art til budet, kan eventuelle ekstra omkostninger, der er nødvendige for at afslutte et job med uventede formildende omstændigheder, falde på leverandøren.
Efter at budkontrakten er accepteret, skal entreprenøren ofte underskrive den endelige kopi personligt. På dette tidspunkt bør en repræsentant for den virksomhed, der ansætter leverandøren, også underskrive kontrakten. Flere originale kopier skal underskrives på én gang og opbevares i arkivet af begge parter.