Hvad er en regnskabsmæssig prøvebalance?
En prøveopgørelsesbalance er et regnskabsværktøj, der bruges til at sammenlægge alle kreditter og debiteringer, der vedrører et virksomheds tilgodehavender. Tilgodehavender er alle de udestående fordringer, der skyldes kunder, der har købt varer og tjenester fra et firma, men som endnu ikke har gennemført betaling. Da der normalt er udestående gæld på et givet tidspunkt fra visse kunder, er saldoen for kundefordring normalt en debiteringskonto, hvilket betyder, at det samlede beløb er negativt. Denne balance er en del af den samlede prøvebalance, der er udarbejdet af en virksomheds regnskabsafdeling, et dokument, der er beregnet til at specificere alle virksomhedens kreditter og debiteringer, som, hvis regnskabet er nøjagtigt, skal udligne til nul.
Det er meget sjældent, at et firma, der handler med salg, modtager alle sine betalinger på nøjagtigt det tidspunkt, hvor køb foretages. I stedet udvider virksomheder kredit til deres klienter og kunder, så de kan betale senere for tjenester eller varer, der er købt på det nuværende tidspunkt. Af regnskabsmæssige formål er det vigtigt, at forholdet mellem køb og betalinger er veldokumenteret, og det er grunden til, at kundefordringsforsøg er en vigtig beregning.
Når man udarbejder forsøg på saldo på kundefordring, er det vigtigt for bogholderne at forstå principperne for regnskabsmæssigt tilgodehavende. Hvis et selskab foretager et salg, men ikke modtager betaling, debiteres kundefordringerne og salget krediteres. Først når betalingen faktisk er modtaget for de købte varer, krediteres den tilgodehavende regnskab for det kontante beløb, der er modtaget.
Som et resultat, da der normalt er flere kreditforhold, som et selskab opretholder i løbet af forretningen, vil saldo på kundefordring næsten altid være negativt i den periode, hvor den tages. For at beregne denne særlige prøvebalance udfylder en bogholder simpelthen alle kreditfordringskreditter og fratrækker alle debiteringer. Registrering skal være nøjagtig for at holde styr på betalinger, der kan foretages meget senere end da købet faktisk blev registreret.
Procesbalancens tilgodehavende saldo er kun en del af et selskabs samlede prøvebalance. Dette ark opsummerer alle saldoer fra virksomhedens forskellige konti, såsom kontanter, leverandørkonti, salg og så videre. Når alle de forskellige positive og negative saldoer kombineres, skal slutresultatet være nul. Hvis dette ikke er tilfældet, skal bogholderne gennemgå regnskaberne og regnskaberne for at se, hvor der muligvis er begået fejl.