Wie wähle ich die besten Beschaffungsmöglichkeiten aus?
Beschaffungsmöglichkeiten werden als Situationen definiert, in denen die Verwendung von Beschaffungskonzepten eine Organisation retten kann. Diese Chancen konzentrieren sich in der Regel auf Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und niedrigere Gemeinkosten im Zusammenhang mit Einkaufsaktivitäten. Das primäre Konzept der strategischen Beschaffung besteht darin, dass ein Unternehmen durch fortschrittliche Planungs-, Planungs- und Gruppenkaufinitiativen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen kann.
Die Umsetzung der strategischen Beschaffung in einem Unternehmen erfordert die Fokussierung auf drei Beschaffungskonzepte: Einsatz von Beschaffungsdatenmanagementsystemen, Konzerneinkauf und zentrale Beschaffungsdienstleistungen. Die Konzepte in der strategischen Beschaffung erfordern eine effektive Umsetzung der Kommunikation und Kooperation zwischen Geschäftseinheit, Finanzdienstleistungen und Beschaffung. Sogar ein einfaches Konzept, wie die Förderung des geplanten Einkaufs, kann zu erheblichen betrieblichen Problemen führen, wenn es nicht mit der Geschäftseinheit besprochen wird.
Die Identifizierung von Beschaffungsmöglichkeiten erfordert auch die Kommunikation zwischen mehreren Bereichen. Die meisten Unternehmen nutzen die Dienste eines Beschaffungs- oder Geschäftsanalysten, um diese Bereiche zu identifizieren. Der Hauptzweck dieser Rolle besteht darin, die beschaffungsbezogenen Aktivitäten über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu überprüfen und die Einsparungen in US-Dollar zu ermitteln, die durch die Implementierung von Standardbeschaffungskonzepten erzielt werden könnten.
Ein großartiger Ort, um nach Beschaffungsmöglichkeiten zu suchen, ist der repetitive Einkauf. Schauen Sie sich eine Ware oder ein Produkt an, das ziemlich allgemein ist und in einer Reihe von Abteilungen benötigt wird. Büromaterial oder Computerpapier sind gute Beispiele für diese Art von Produkten. Überprüfen Sie die Beschaffungsdaten, überprüfen Sie die Anzahl der Lieferanten, die derzeit zur Deckung dieses Bedarfs verwendet werden, und ermitteln Sie die Gesamtausgaben für diese Waren über einen Zeitraum von drei Jahren.
Stellen Sie eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) entweder an alle Lieferanten oder an die derzeit von der Firma verwendeten Lieferanten. Listen Sie in Ihrer Ausschreibung den Warenkorb auf, für den Sie Preise, Lieferbedürfnisse, Zahlungsbedingungen und andere spezifische Anforderungen benötigen. Überprüfen Sie die Antworten und wählen Sie den Lieferanten aus, der die beste Kombination aus Preis, Qualität und Service bietet. Es sollten erhebliche Einsparungen zwischen dem Betrag, der bei mehreren Lieferanten ausgegeben wird, und den Kosten eines einzelnen Unternehmens erzielt werden.
Eine weitere Möglichkeit, Beschaffungsmöglichkeiten zu identifizieren, besteht darin, den administrativen Aspekt der Beschaffung zu betrachten. Ermitteln Sie, wie viel Zeit derzeit für die Auswahl von Lieferanten, die Einholung von Angeboten und das Treffen mit Vertriebsmitarbeitern aufgewendet wird. Wählen Sie eine Ware mit einem hohen Transaktionsvolumen aus und erstellen Sie eine bevorzugte Lieferantenliste. Erstellen Sie eine ausgehandelte Preisvereinbarung mit diesen Firmen und stellen Sie die Liste den Abteilungen zur Verfügung. Dieser Prozess beseitigt einen Großteil der nicht wertschöpfenden Arbeit und schafft einen effizienteren Prozess.