¿Cómo elijo las mejores oportunidades de adquisición?
Las oportunidades de adquisición se definen como situaciones en las que el uso de conceptos de adquisición puede salvar a una organización. Estas oportunidades generalmente se centran en el ahorro de costos, mayor eficiencia y menores gastos generales relacionados con las actividades de compra. El concepto principal de adquisición estratégica es que a través de iniciativas avanzadas de planificación, programación y compras grupales, una empresa puede experimentar importantes ahorros de costos.
La implementación de adquisiciones estratégicas dentro de una empresa requiere enfocarse en tres conceptos de adquisiciones: el uso de sistemas de gestión de datos de adquisiciones, compras grupales y servicios de adquisiciones centralizados. Los conceptos en adquisiciones estratégicas requieren que la comunicación y la cooperación entre la unidad de negocios, los servicios financieros y las adquisiciones se implementen de manera efectiva. Incluso un concepto simple, como alentar las compras planificadas, puede causar problemas operativos importantes si no se discute con la unidad de negocios.
La identificación de oportunidades de adquisición también requiere comunicación entre múltiples áreas. La mayoría de las empresas utilizan los servicios de un analista comercial o de adquisiciones para ayudar a identificar estas áreas. El objetivo principal de esta función es revisar las actividades relacionadas con las adquisiciones durante un período de tiempo y determinar los ahorros en dólares que podrían lograrse mediante la implementación de conceptos de adquisiciones estándar.
Un gran lugar para comenzar a buscar oportunidades de adquisición es la compra repetitiva. Mire un producto o producto que es bastante genérico y se requiere en una variedad de departamentos. Los suministros de oficina o el papel de la computadora son excelentes ejemplos de este tipo de producto. Revisando los datos de adquisición, observe el número de proveedores que se utilizan actualmente para satisfacer esta necesidad y determine el gasto total en estos productos durante un período de tres años.
Emitir una solicitud de propuesta (RFP) a todos los proveedores o a los proveedores actualmente utilizados por la empresa. En su solicitud de propuesta, enumere la canasta de productos para los que necesita un precio, las necesidades de entrega, las condiciones de pago y cualquier otro requisito específico. Revise las respuestas y seleccione el proveedor que ofrezca la mejor combinación de precio, calidad y servicio. Debe haber un ahorro significativo entre la cantidad gastada con múltiples proveedores y el costo de una sola empresa.
Otra excelente manera de identificar oportunidades de adquisición es mirar el aspecto administrativo de la adquisición. Determine cuánto tiempo se dedica actualmente a seleccionar proveedores, obtener cotizaciones y reunirse con el personal de ventas. Seleccione un producto con un alto volumen de transacciones y cree una lista de proveedores preferidos. Cree un acuerdo de precios negociado con estas empresas y luego proporcione la lista a los departamentos. Este proceso elimina gran parte del trabajo que no agrega valor y crea un proceso más eficiente.