Como escolho as melhores oportunidades de compras?
As oportunidades de compras são definidas como situações em que o uso de conceitos de compras pode salvar uma organização. Essas oportunidades geralmente se concentram em economia de custos, aumento da eficiência e redução de despesas gerais relacionadas às atividades de compra. O conceito principal de compras estratégicas é que, por meio de iniciativas avançadas de planejamento, programação e compra de grupos, uma empresa pode obter uma economia significativa de custos.
A implementação de compras estratégicas dentro de uma empresa requer foco em três conceitos de compras: uso de sistemas de gerenciamento de dados de compras, compras em grupo e serviços centralizados de compras. Os conceitos em compras estratégicas exigem que a comunicação e a cooperação entre a unidade de negócios, serviços financeiros e compras sejam implementadas de maneira eficaz. Mesmo um conceito simples, como o incentivo à compra planejada, pode causar grandes problemas operacionais se não for discutido com a unidade de negócios.
A identificação de oportunidades de compras também requer comunicação entre várias áreas. A maioria das empresas usa os serviços de um analista de compras ou de negócios para ajudar a identificar essas áreas. O objetivo principal dessa função é revisar as atividades relacionadas a compras por um período de tempo e determinar as economias em dólares que poderiam ser alcançadas com a implementação dos conceitos padrão de compras.
Um ótimo lugar para começar a procurar oportunidades de compras é em compras repetitivas. Observe uma mercadoria ou produto bastante genérico e necessário em vários departamentos. Material de escritório ou papel de computador são ótimos exemplos desse tipo de produto. Revendo os dados de compras, observe o número de fornecedores atualmente usados para atender a essa necessidade e determine o total gasto com essas mercadorias durante um período de três anos.
Emita uma solicitação de proposta (RFP) a todos os fornecedores ou aos fornecedores atualmente usados pela empresa. Na sua RFP, liste a cesta de mercadorias para a qual você precisa de preços, necessidades de entrega, condições de pagamento e outros requisitos específicos. Revise as respostas e selecione o fornecedor que oferece a melhor combinação de preço, qualidade e serviço. Deve haver uma economia significativa entre o valor gasto com vários fornecedores e o custo de uma única empresa.
Outra ótima maneira de identificar oportunidades de compras é observar o aspecto administrativo da compra. Determine quanto tempo é gasto atualmente na seleção de fornecedores, na obtenção de cotações e na reunião com a equipe de vendas. Selecione uma mercadoria com um alto volume de transações e crie uma lista de fornecedores preferidos. Crie um contrato de preço negociado com essas empresas e forneça a lista aos departamentos. Esse processo elimina grande parte do trabalho que não agrega valor e cria um processo mais eficiente.