Hvordan velger jeg de beste anskaffelsesmulighetene?
Anskaffelsesmuligheter er definert som situasjoner der bruk av anskaffelseskonsepter kan redde en organisasjon. Disse mulighetene er vanligvis sentrert rundt kostnadsbesparelser, økt effektivitet og reduserte faste utgifter relatert til kjøpsaktiviteter. Det primære konseptet for strategiske anskaffelser er at et firma kan gjennom betydelige kostnadsbesparelser gjennom avansert planlegging, planlegging og gruppekjøpstiltak.
Implementering av strategiske anskaffelser i et selskap krever fokus på tre anskaffelseskonsepter: bruk av anskaffelsesdatastyringssystemer, gruppekjøp og sentraliserte anskaffelsestjenester. Konseptene i strategiske anskaffelser krever kommunikasjon og samarbeid mellom forretningsenheten, finansielle tjenester og anskaffelser for å bli implementert effektivt. Selv et enkelt konsept, som å oppmuntre til planlagt innkjøp, kan føre til store driftsproblemer hvis ikke diskuteres med forretningsenheten.
Identifisering av anskaffelsesmuligheter krever også kommunikasjon mellom flere områder. De fleste selskaper bruker tjenestene til en anskaffelse eller forretningsanalytiker for å identifisere disse områdene. Hovedformålet med denne rollen er å gjennomgå anskaffelsesrelaterte aktiviteter over en periode og bestemme dollarbesparelser som kan oppnås gjennom implementering av standard anskaffelseskonsepter.
Et flott sted å begynne å lete etter anskaffelsesmuligheter er å repetere innkjøp. Se på en vare eller et produkt som er ganske generisk og kreves på tvers av en rekke avdelinger. Kontorrekvisita eller datamaskinpapir er gode eksempler på denne typen produkter. Gjennomgå anskaffelsesdataene, se på antall leverandører som for tiden brukes til å imøtekomme dette behovet, og bestem det totale bruket på disse varene over en treårsperiode.
Send en forespørsel om forslag (RFP) til enten alle leverandører eller leverandørene som i dag brukes av firmaet. I RFP-listen din, list opp kurven med varer du krever priser, leveringsbehov, betalingsbetingelser og andre spesifikke krav. Gå gjennom svarene og velg leverandøren som tilbyr den beste kombinasjonen av pris, kvalitet og service. Det bør være en betydelig besparelse mellom beløpet som er brukt med flere leverandører og kostnadene fra et enkelt firma.
En annen flott måte å identifisere anskaffelsesmuligheter på er å se på det administrative aspektet ved anskaffelser. Bestem hvor mye tid som for tiden brukes til å velge leverandører, innhente tilbud og møte med salgspersonalet. Velg en vare med et høyt volum av transaksjoner og opprett en foretrukken leverandørliste. Opprett en forhandlet prisavtale med disse firmaene, og lever deretter listen til avdelingene. Denne prosessen eliminerer mye av ikke-verdiskapende arbeid og skaper en mer effektiv prosess.