Jak wybrać najlepsze możliwości zakupu?

Możliwości zaopatrzenia są zdefiniowane jako sytuacje, w których zastosowanie koncepcji zaopatrzenia może uratować organizację. Możliwości te zwykle skupiają się na oszczędnościach, zwiększonej wydajności i zmniejszonych kosztach ogólnych związanych z działaniami zakupowymi. Podstawową koncepcją strategicznych zamówień jest to, że dzięki zaawansowanym inicjatywom planowania, harmonogramowania i zakupów grupowych firma może uzyskać znaczne oszczędności.

Wdrożenie strategicznych zamówień w firmie wymaga skupienia się na trzech koncepcjach zamówień: przy użyciu systemów zarządzania danymi zamówień, zakupów grupowych i scentralizowanych usług zamówień. Koncepcje w strategicznych zamówieniach wymagają skutecznej realizacji komunikacji i współpracy między jednostką biznesową, usługami finansowymi i zamówieniami. Nawet prosta koncepcja, taka jak zachęcanie do planowanych zakupów, może powodować poważne problemy operacyjne, jeśli nie zostanie to omówione z jednostką biznesową.

Identyfikacja możliwości zamówień wymaga również komunikacji między wieloma obszarami. Większość firm korzysta z usług analityka ds. Zakupów lub analityków biznesowych, aby pomóc zidentyfikować te obszary. Głównym celem tej roli jest przegląd działań związanych z zakupami w danym okresie i określenie oszczędności w dolarach, które można by osiągnąć dzięki wdrożeniu standardowych koncepcji zamówień.

Świetnym miejscem do rozpoczęcia poszukiwania okazji do zakupu są powtarzalne zakupy. Spójrz na towar lub produkt, który jest dość ogólny i wymagany w wielu działach. Materiały biurowe lub papier komputerowy są świetnymi przykładami tego rodzaju produktu. Przeglądając dane dotyczące zamówień, spójrz na liczbę dostawców, którzy są obecnie wykorzystywani, aby zaspokoić tę potrzebę, i określ całkowite wydatki na te towary w okresie trzech lat.

Wyślij zapytanie ofertowe (RFP) do wszystkich dostawców lub dostawców aktualnie używanych przez firmę. W zapytaniu ofertowym wymień koszyk towarów, których ceny wymagają, potrzeby dostawy, warunki płatności i wszelkie inne szczegółowe wymagania. Przejrzyj odpowiedzi i wybierz dostawcę, który oferuje najlepszą kombinację ceny, jakości i usług. Powinny istnieć znaczne oszczędności między kwotą wydaną u wielu dostawców a kosztami poniesionymi przez jedną firmę.

Innym doskonałym sposobem na identyfikację możliwości zamówień jest przyjrzenie się aspektowi administracyjnemu zamówień. Określ, ile czasu aktualnie spędza na wyborze dostawców, uzyskiwaniu ofert i spotkaniu ze sprzedawcami. Wybierz towar o dużej liczbie transakcji i utwórz listę preferowanych dostawców. Utwórz wynegocjowaną umowę cenową z tymi firmami, a następnie przekaż listę działom. Ten proces eliminuje wiele prac, które nie dodają wartości, i tworzy bardziej wydajny proces.