Hur väljer jag de bästa upphandlingsmöjligheterna?

Upphandlingsmöjligheter definieras som situationer där användning av upphandlingskoncept kan rädda en organisation. Dessa möjligheter är vanligtvis centrerade kring kostnadsbesparingar, ökad effektivitet och minskade omkostnader relaterade till inköpsaktiviteter. Det primära konceptet för strategisk upphandling är att genom avancerad planering, schemaläggning och gruppköpsinitiativ kan ett företag uppleva betydande kostnadsbesparingar.

Implementeringen av strategiska upphandlingar inom ett företag kräver fokus på tre upphandlingskoncept: användning av datahanteringssystem, gruppköp och centraliserade upphandlingstjänster. Koncepten i strategisk upphandling kräver kommunikation och samarbete mellan affärsenheten, finansiella tjänster och upphandling för att implementeras effektivt. Till och med ett enkelt koncept, som att uppmuntra planerade inköp, kan orsaka stora operativa problem om de inte diskuteras med affärsenheten.

Identifiering av upphandlingsmöjligheter kräver också kommunikation mellan flera områden. De flesta företag använder tjänsterna hos en upphandling eller affärsanalytiker för att identifiera dessa områden. Det huvudsakliga syftet med denna roll är att granska upphandlingsrelaterade aktiviteter under en tid och bestämma dollarbesparingar som kan uppnås genom implementering av standardupphandlingskoncept.

Ett bra ställe att börja leta efter upphandlingsmöjligheter är i repetitiva inköp. Titta på en vara eller produkt som är ganska generisk och krävs i flera avdelningar. Kontorsmaterial eller datorpapper är bra exempel på denna typ av produkt. Genom att granska upphandlingsdata, titta på antalet leverantörer som för närvarande används för att tillgodose detta behov och bestäm den totala kostnaden för dessa varor under en treårsperiod.

Skicka en begäran om förslag (RFP) till antingen alla leverantörer eller de leverantörer som för närvarande används av företaget. I din RFP listar du varukorgen som du behöver prissätta, leveransbehov, betalningsvillkor och andra specifika krav. Granska svaren och välj den leverantör som erbjuder den bästa kombinationen av pris, kvalitet och service. Det bör finnas betydande besparingar mellan det belopp som spenderas med flera leverantörer och kostnaden från ett enda företag.

Ett annat bra sätt att identifiera upphandlingsmöjligheter är att titta på den administrativa aspekten av upphandling. Bestäm hur mycket tid som för närvarande används för att välja leverantörer, få offertar och träffa säljpersonal. Välj en vara med en hög volym transaktioner och skapa en önskad leverantörslista. Skapa ett förhandlat prisavtal med dessa företag och skicka sedan listan till avdelningarna. Denna process eliminerar mycket av det icke-värdetillskottande arbetet och skapar en mer effektiv process.