Come scelgo le migliori opportunità di approvvigionamento?
Le opportunità di approvvigionamento sono definite come situazioni in cui l'uso dei concetti di approvvigionamento può salvare un'organizzazione. Queste opportunità sono generalmente incentrate su risparmi sui costi, maggiore efficienza e spese generali ridotte relative alle attività di acquisto. Il concetto principale di approvvigionamento strategico è che attraverso la pianificazione avanzata, la programmazione e le iniziative di acquisto di gruppo, un'azienda può ottenere significativi risparmi sui costi.
L'implementazione degli approvvigionamenti strategici all'interno di un'azienda richiede la focalizzazione su tre concetti di procurement: utilizzo dei sistemi di gestione dei dati di procurement, acquisti di gruppo e servizi centralizzati di procurement. I concetti negli appalti strategici richiedono che la comunicazione e la cooperazione tra la business unit, i servizi finanziari e gli appalti siano implementati in modo efficace. Anche un concetto semplice, come incoraggiare gli acquisti pianificati, può causare importanti problemi operativi se non discusso con la business unit.
L'identificazione delle opportunità di approvvigionamento richiede anche la comunicazione tra più aree. La maggior parte delle aziende utilizza i servizi di un procurement o un analista aziendale per identificare queste aree. Lo scopo principale di questo ruolo è di rivedere le attività relative agli appalti per un periodo di tempo e determinare i risparmi in dollari che potrebbero essere raggiunti attraverso l'implementazione di concetti standard di approvvigionamento.
Un ottimo punto di partenza per cercare opportunità di approvvigionamento è l'acquisto ripetitivo. Guarda un prodotto o un prodotto che è abbastanza generico ed è richiesto in una vasta gamma di dipartimenti. Forniture per ufficio o carta per computer sono ottimi esempi di questo tipo di prodotto. Esaminando i dati di approvvigionamento, esaminare il numero di fornitori attualmente utilizzati per soddisfare questa esigenza e determinare il totale speso per questi prodotti su un periodo di tre anni.
Invia una richiesta di proposta (RFP) a tutti i fornitori o ai fornitori attualmente utilizzati dall'azienda. Nella richiesta di offerta, elenca il paniere di beni per il quale è necessario il prezzo, le esigenze di consegna, i termini di pagamento e qualsiasi altro requisito specifico. Esamina le risposte e seleziona il fornitore che offre la migliore combinazione di prezzo, qualità e servizio. Dovrebbero esserci risparmi significativi tra l'importo speso con più fornitori e i costi di una singola impresa.
Un altro ottimo modo per identificare le opportunità di approvvigionamento è quello di esaminare l'aspetto amministrativo degli appalti. Determinare quanto tempo è attualmente dedicato alla selezione dei fornitori, all'ottenimento di preventivi e all'incontro con il personale di vendita. Seleziona un prodotto con un elevato volume di transazioni e crea un elenco di fornitori preferito. Creare un accordo sui prezzi negoziato con queste aziende e quindi fornire l'elenco ai dipartimenti. Questo processo elimina gran parte del lavoro senza valore aggiunto e crea un processo più efficiente.