Hvordan vælger jeg de bedste indkøbsmuligheder?
Indkøbsmuligheder defineres som situationer, hvor brug af indkøbskoncepter kan redde en organisation. Disse muligheder er normalt centreret omkring omkostningsbesparelser, øget effektivitet og reducerede fasteomkostninger i forbindelse med købaktiviteter. Det primære koncept med strategisk indkøb er, at et firma gennem avanceret planlægning, planlægning og gruppekøbstiltag kan opleve betydelige omkostningsbesparelser.
Implementeringen af strategiske indkøb i en virksomhed kræver fokus på tre indkøbskoncepter: brug af indkøbsdatastyringssystemer, gruppekøb og centraliserede indkøbstjenester. Koncepterne i strategisk indkøb kræver kommunikation og samarbejde mellem forretningsenheden, finansielle tjenester og indkøb, der skal implementeres effektivt. Selv et simpelt koncept, såsom at tilskynde til planlagt indkøb, kan forårsage store operationelle problemer, hvis de ikke diskuteres med forretningsenheden.
Identificering af indkøbsmuligheder kræver også kommunikation mellem flere områder. De fleste virksomheder bruger tjenester fra en indkøb eller forretningsanalytiker til at identificere disse områder. Det primære formål med denne rolle er at gennemgå indkøbsrelaterede aktiviteter over en periode og bestemme dollarbesparelser, der kan opnås gennem implementering af standardkøbskoncepter.
Et godt sted at begynde at lede efter indkøbsmuligheder er ved gentagne indkøb. Se på en vare eller et produkt, der er ret generisk og kræves på tværs af en række afdelinger. Kontorartikler eller computerpapir er gode eksempler på denne type produkter. Gennemgå indkøbsdataene, se på antallet af leverandører, der i øjeblikket bruges til at imødekomme dette behov, og fastlægge det samlede forbrug på disse varer over en treårsperiode.
Send en anmodning om forslag (RFP) til enten alle leverandører eller de leverandører, der i øjeblikket bruges af firmaet. I din RFP skal du liste den kurv med varer, som du kræver prisfastsættelse, leveringsbehov, betalingsbetingelser og eventuelle andre specifikke krav. Gennemgå svarene, og vælg den leverandør, der tilbyder den bedste kombination af pris, kvalitet og service. Der bør være en betydelig besparelse mellem det beløb, der er brugt med flere leverandører og omkostningen fra et enkelt firma.
En anden god måde at identificere indkøbsmuligheder på er at se på det administrative aspekt af indkøb. Bestem, hvor meget tid der i øjeblikket bruges til at vælge leverandører, få tilbud og møde med sælgere. Vælg en vare med et stort volumen af transaktioner, og opret en foretrukken leverandørliste. Opret en forhandlet prisaftale med disse firmaer, og angiv derefter listen til afdelingerne. Denne proces eliminerer meget af det ikke-værdiskabende arbejde og skaber en mere effektiv proces.