Wie wähle ich das beste Workflow-Framework aus?
Um das beste Workflow-Framework auszuwählen, empfiehlt es sich, zunächst eine Liste Ihrer Workflow-Anforderungen zu erstellen. Wenn Sie festgelegt haben, von welchen Funktionen des Workflow-Programms Sie am meisten profitieren können, möchten Sie sich möglicherweise mit den verschiedenen Arten von Software auf dem Markt vertraut machen. Wenn Sie ein Budget festlegen müssen, sollten Sie sich wahrscheinlich darauf beschränken, die Programme zu durchsuchen, die die von Ihnen benötigten Funktionen bieten und die zu angemessenen Kosten verkauft werden. Viele Fachleute verwenden Handelsressourcen und Empfehlungen von Kollegen, um ein Workflow-Framework zu finden, das einen guten Ruf genießt.
Der Workflow beschreibt den Prozess, den ein Dokument von seiner Einführung in ein System bis zu seiner Fertigstellung durchläuft. In der Versicherungsbranche kann der Workflow beispielsweise die Reihe von Phasen beschreiben, durch die ein Anspruch geht. Der Prozess kann in dem Moment beginnen, in dem ein Kunde einen Anspruch einreicht und endet, wenn ein Anspruch entweder abgelehnt oder genehmigt wird. Das Workflow-Framework beschreibt das Modell oder die Grundlage, die einen Workflow-Prozess steuert.
Um das beste Workflow-Framework auszuwählen, sollten Sie festlegen, von welchen Funktionen Sie am meisten profitieren können. Ein guter erster Schritt könnte darin bestehen, eine Analyse Ihres aktuellen Workflow-Systems durchzuführen. Bestimmen Sie, wo Prozesse verbessert werden können und wo sie erfolgreich sind. Viele Manager stellen Berater ein, die wertvolles Feedback geben können. Einige Berater können Manager auch über aktuelle Trends und technologische Durchbrüche informieren, die ihre Entscheidungen beeinflussen könnten.
Software, die Workflow-Services bereitstellt, reicht von kostenlos bis teuer. Um die Auswahl eines Workflow-Frameworks zu vereinfachen, empfiehlt es sich möglicherweise, ein Budget zu erstellen. Freie Software ist in der Regel Open Source und wird häufig von kleineren Unternehmen mit Grundbedürfnissen eingesetzt. Größere Unternehmen und Unternehmen mit komplexen Workflow-Anforderungen können von teurerer Software profitieren, die mehr Benutzer unterstützt und möglicherweise eine Reihe von erweiterten Diensten bietet.
Zu den allgemeinen Funktionen der Workflow-Framework-Software gehören E-Mail-Dienste, die die Kommunikation optimieren, und Vorlagen für Dokumente, mit denen Fachleute in bestimmten Branchen Zeit sparen können. In vielen Programmen wird angegeben, wer ein Dokument erhalten und wer Änderungen daran vorgenommen hat. Programme für Branchen, in denen die Clientkommunikation ein Hauptfaktor ist, können Clientschnittstellen enthalten, die für Kunden einfach zu verwenden sind.
Wenn Sie feststellen, dass Sie zwei Workflow-Programme in Betracht ziehen, die sich sehr ähneln, ist es möglicherweise eine gute Idee, Handelsressourcen wie Websites und Zeitschriften zu verwenden. Mithilfe von Artikeln und Rezensionen zu Workflow-Rahmenprogrammen können Sie lernen, welche Arten von Software am häufigsten verwendet werden. Fachmessen und Empfehlungen von Kollegen können ebenfalls hilfreiche Ressourcen sein.