Was sind die besten Tipps zum Verfassen einer Zusammenfassung?
Eine Zusammenfassung ist in der Regel der erste Abschnitt eines Geschäftsplans, eines Vorschlags oder eines Finanzberichts. Es bietet den Hauptpunkt des gesamten Dokuments und dient als überzeugende Aussage, um die Menschen zu ermutigen, den gesamten Bericht zu lesen. Bevor Sie diesen Abschnitt zusammenstellen, sollten Autoren ihre Zielgruppe berücksichtigen, die sich aus Investoren oder durchschnittlichen Kunden zusammensetzt. Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist, dass der Anfang und das Ende der Zusammenfassung einige der wichtigsten Teile sind. Daher ist es hilfreich, diesen Bereichen besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Der Rest der Zusammenfassung sollte normalerweise aus ein paar Sätzen aus jedem Abschnitt des Dokuments bestehen.
Viele Zusammenfassungen von Führungskräften sollen die Leser davon überzeugen, dass das Geschäft, ob neu oder existierend, wertvoll ist, aber Autoren sollten überlegen, mit wem sie sprechen. Wenn sie beispielsweise versuchen, einen Kredit von Anlegern zu erhalten, sollten sie die Zusammenfassung auf diese Leser zuschneiden, um zu zeigen, warum das Unternehmen eine Investition wert ist. Wenn das Dokument andererseits darauf abzielt, Kunden dazu zu bringen, dem Unternehmen eine Chance zu geben, sollte die Zusammenfassung in der Regel zeigen, wie sie von der Auswahl dieses Unternehmens gegenüber jenen mit ähnlichen Produkten oder Dienstleistungen profitieren würden. Natürlich sollte das Dokument selbst für die gleiche Zielgruppe wie die Zusammenfassung geschrieben werden.
Der Beginn und das Ende von Executive Summaries werden normalerweise als die wichtigsten Teile angesehen, weshalb ihnen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Sobald das Publikum bestimmt ist, sollte der erste Satz die Aufmerksamkeit der Leser auf sich ziehen, denn sie werden wahrscheinlich wissen wollen, warum sie diesem Geschäft eine Chance geben sollten. Wenn das Unternehmen mit bedeutenden Marken oder Prominenten in Verbindung steht oder renommierte Preise gewonnen hat, können diese Informationen am Anfang der Zusammenfassung angegeben werden, um das Interesse der Leser zu wecken. Sobald dies erledigt ist und der Rest der Zusammenfassung geschrieben ist, sollte gegen Ende eine Anfrage gestellt werden. Dies teilt den Lesern mit, was der Geschäftsinhaber aus dem Dokument herausholen möchte, beispielsweise einen bestimmten Dollarbetrag, um das Unternehmen zu finanzieren.
In den meisten Fällen ist es am besten, eine hochwertige Zusammenfassung zuletzt zu verfassen, da der Verfasser auf diese Weise einen oder zwei Sätze aus jedem Teil des Dokuments ziehen und leicht zusammenfassen kann. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die ersten paar Sätze nach dem ersten Aufmerksamkeitsgrabber das Problem erklären sollten und auch, warum das betreffende Unternehmen die Antwort hat. Darüber hinaus ist es für Autoren in der Regel hilfreich zu erklären, warum es wichtig ist, jetzt Maßnahmen zu ergreifen, da dies den Lesern ein Gefühl der Dringlichkeit verleiht, sodass sie überzeugt sind, das gesamte Dokument zu lesen und die Fragen des Autors zu beantworten. Das Schreiben kann dann andere Abschnitte des Dokuments zusammenfassen, wobei zu beachten ist, dass die Zusammenfassung nicht mehr als zwei Seiten umfassen sollte.