Vilka är de bästa tipsna för att skriva en sammanfattning?

En verkställande sammanfattning är vanligtvis det första avsnittet i en affärsplan, förslag eller ekonomisk rapport. Det erbjuder huvudpoängen i hela dokumentet och fungerar som ett övertygande uttalande för att uppmuntra människor att läsa hela rapporten. Innan man sätter ihop detta avsnitt, bör författare ta hänsyn till sin publik, som kan bestå av investerare eller den genomsnittliga kunden. En annan punkt att tänka på är att början och slutet av sammanfattningen är några av de viktigaste delarna, så det är bra att vara särskilt uppmärksam på dessa områden. Resten av sammanfattningen bör vanligtvis bestå av några meningar från varje avsnitt i dokumentet.

Många verkställande sammanfattningar är avsedda att övertyga läsarna om att verksamheten, antingen ny eller befintlig, är värdefull, men författare bör överväga vem de pratar. Om de till exempel försöker få ett lån från investerare, bör de skräddarsy verkställande sammanfattningen till sådana läsare, med målet att visa varför företaget är värt en investering. Om dokumentet å andra sidan syftar till att få kunderna att ge företaget en chans, bör sammanfattningen vanligtvis visa hur de skulle ha nytta av att välja detta företag framför de med liknande produkter eller tjänster. Självklart bör själva dokumentet skrivas för samma publik som sammanfattningen.

Början och slutet av verkställande sammanfattningar anses vanligtvis vara bland de viktigaste delarna, så extra uppmärksamhet bör ägnas åt dem. När publiken har bestämts bör den första meningen fånga läsarnas uppmärksamhet, eftersom de förmodligen vill veta varför de ska ge detta företag en chans. Om verksamheten är förknippad med några större märken eller kändisar, eller har vunnit prestigefyllda priser, kan denna information nämnas nära början av sammanfattningen för att få läsarnas intresse. När detta är gjort och resten av sammanfattningen har skrivits bör en begäran göras mot slutet. Detta berättar läsarna vad företagets ägare syftar till att komma ur dokumentet, till exempel ett visst dollarbelopp för att finansiera företaget.

I de flesta fall är det bästa sättet att slutföra en sammanfattande verkställande sammanfattning att skriva den sist, eftersom detta gör att författaren kan dra en eller två meningar från varje del av dokumentet och sammanfatta det enkelt. I de flesta fall betyder det att de första meningarna efter den första uppmärksamhetsgraden bör förklara problemet såväl som varför företaget i fråga har svaret. Dessutom tycker författare vanligtvis att det hjälper till att förklara varför det är viktigt att vidta åtgärder nu, eftersom det ger en känsla av brådskande för läsarna så att de övertalas att läsa hela dokumentet och följa med vad författaren frågar. Skrivningen kan sedan sammanfatta andra delar av dokumentet och ha i åtanke att sammanfattningen inte bör vara mer än två sidor.