Was ist ein Notkauf?
Ein Sofortkauf muss getätigt werden, um das Risiko eines mit einem unerwarteten Ereignis verbundenen Verlusts von Leben oder Eigentum zu verringern. In Notfallsituationen können normale Einkaufsregeln ausgesetzt werden, um den Menschen den Zugang zu Waren oder Dienstleistungen zu ermöglichen, die sie benötigen, um den Notfall sofort zu mildern. In der Regel müssen sie Unterlagen einreichen, um den Kauf zu unterstützen, mit spezifischen Informationen über die Situation, den Bedarf und den Anbieter, der letztendlich die erforderlichen Materialien geliefert hat. Eine Überprüfung kann später feststellen, dass die Situation nicht für eine besondere Behandlung geeignet war.
Unter herkömmlichen Umständen werden Einkäufe in einem Budget strukturiert. Für größere Einkäufe muss ein Vergleichseinkauf oder eine Aufforderung zur Abgabe von Angeboten erfolgen. Eine Hochschule bittet beispielsweise mehrere Sanitärunternehmen um Angebote, um festzustellen, welche ihre Anforderungen am besten erfüllen können, und vergibt einen Auftrag an die beste. Wenn ein Sanitärnotfall eintritt, wie ein plötzlicher Stillstand, der ein Gebäude zu überfluten droht oder Müll auf dem Campus freisetzt, kann das College diesen Prozess mit einem Notkauf umgehen, um das Problem zu beheben.
Der Kauf muss unmittelbar zur raschen Behebung eines Notfalls beitragen. Die Einstellung eines Klempners zur Behebung eines Ausfalls ist beispielsweise zulässig, während die Bezahlung eines Teppichreinigungsunternehmens möglicherweise nicht als Notfall betrachtet wird. Anfragen für Notkäufe können abgelehnt werden, wenn das Problem vermeidbar oder vorhersehbar war. Eine Informationstechnologieabteilung sollte zum Beispiel Pläne haben, veraltete Geräte und Backups für Notfälle zu ersetzen. Wenn dies nicht der Fall ist und das Netzwerk bedroht ist, wurde der Notfall fahrlässig verursacht und ist möglicherweise nicht für einen Notfallkauf qualifiziert.
In der Regel werden sorgfältige Protokolle erstellt, um Notfallkäufe zu definieren und zu überwachen. Ziel ist es, Situationen zu verhindern, in denen Menschen diese Methode des letzten Auswegs anwenden, um die Grundbedürfnisse zu befriedigen. Ein Sofortkauf kann teurer sein, insbesondere wenn er mit einer Katastrophe zusammenhängt, die die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens übersteigt. In einem Hurrikan können Generatoren beispielsweise extrem teuer werden, und Unternehmen, die sie kaufen müssen, um die Dienste am Laufen zu halten, geben mehr aus, als wenn sie einen Generator im Voraus kaufen, um sich auf Notfälle vorzubereiten.
Für einen Notfallkauf können spezielle Autorisierungsformulare verwendet werden. Das Formular erläutert die Art der Situation, definiert den Notfall und begründet, wie die Ausgaben notwendig waren. Ein Vorgesetzter oder Abteilungsleiter muss möglicherweise das Formular abzeichnen und darauf hinweisen, dass es überprüft und genehmigt wurde. Wirtschaftsprüfer mit Bedenken können eine Prüfung beantragen und Aktivitäten wie eine bessere Notfallplanung in der Zukunft empfehlen, um zu verhindern, dass solche Situationen erneut auftreten.