O que é uma compra de emergência?
Uma compra de emergência é aquela que deve ser feita para reduzir o risco de perda de vidas ou bens associados a um evento inesperado. Em situações de emergência, as regras normais de compra podem ser suspensas para permitir que as pessoas acessem bens ou serviços necessários para mitigar imediatamente a emergência. Normalmente, eles devem enviar documentação para apoiar a compra, com informações específicas sobre a situação, a necessidade e o fornecedor que finalmente forneceu os materiais necessários. A revisão pode determinar mais tarde que a situação não se qualificou para tratamento especial.
Em circunstâncias convencionais, as compras são estruturadas em um orçamento. Para compras importantes, é necessário realizar compras de comparação ou solicitação de lances. Uma faculdade, por exemplo, solicita propostas de várias empresas de encanamento para determinar qual pode melhor atender às suas necessidades e concede um contrato à melhor. Se ocorrer uma emergência de encanamento, como uma parada repentina que ameaça inundar um prédio ou liberar resíduos no campus, a faculdade pode contornar esse processo com uma compra de emergência para resolver o problema.
A compra deve contribuir diretamente para uma rápida resolução de uma emergência. É permitido contratar um encanador para reparar uma parada, por exemplo, pagar uma empresa de limpeza de tapetes pode não ser considerado uma emergência. Solicitações para fazer compras de emergência podem ser negadas se o problema for evitável ou previsível. Um departamento de tecnologia da informação, por exemplo, deve ter planos para substituir equipamentos obsoletos, juntamente com backups para falhas de emergência. Se isso não acontecer e a rede estiver ameaçada, a emergência foi criada por negligência e pode não se qualificar para uma compra de emergência.
Protocolos cuidadosos geralmente são criados para definir e monitorar compras de emergência. O objetivo é evitar situações em que as pessoas usem esse método de último recurso para atender às necessidades básicas. Uma compra de emergência pode ser mais cara, principalmente se estiver relacionada a um desastre maior do que as necessidades imediatas da organização. Em um furacão, por exemplo, os geradores podem ficar extremamente caros, e as empresas que precisam comprá-los para manter os serviços gastam mais do que gastariam comprando um gerador com antecedência para se preparar para emergências.
Formulários de autorização especiais podem ser usados para uma compra de emergência. O formulário explica a natureza da situação, define a emergência e fornece justificativa para mostrar como a despesa era necessária. Um supervisor ou chefe de departamento pode precisar assinar o formulário, indicando que ele foi revisado e aprovado. Os contadores com preocupações podem solicitar uma auditoria e podem recomendar atividades como um melhor planejamento de emergência no futuro para impedir que tais situações ocorram novamente.