O que é uma compra de emergência?
Uma compra de emergência é aquela que deve ser feita para reduzir o risco de perda de vidas ou propriedade associada a um evento inesperado. Em situações de emergência, as regras normais de compra podem ser suspensas para permitir que as pessoas acessem bens ou serviços necessários para mitigar imediatamente a emergência. Normalmente, eles devem enviar documentação para apoiar a compra, com informações específicas sobre a situação, a necessidade e o fornecedor que finalmente forneceu os materiais necessários. Mais tarde, a revisão pode determinar que a situação não se qualificou para o manuseio especial.
Nas circunstâncias convencionais, as compras são estruturadas em um orçamento. Para as principais compras, é necessário ocorrer compras de comparação ou solicitação de lances. Uma faculdade, por exemplo, pede lances de várias empresas de encanamento para determinar quais podem atender melhor suas necessidades e concedem um contrato ao melhor. Se uma emergência de encanamento, como uma paralisação repentina que ameaça inundar um prédio ou liberar resíduos no campus, ocorre, o ColLege pode evitar esse processo com uma compra de emergência para resolver o problema.
A compra deve contribuir diretamente para uma rápida resolução de uma emergência. A contratação de um encanador para consertar uma paralisação é permitida, por exemplo, enquanto paga uma empresa de limpeza de tapetes pode não ser considerada uma emergência. Os pedidos para fazer compras de emergência podem ser negados se o problema for evitável ou previsível. Um departamento de tecnologia da informação, por exemplo, deve ter planos de substituir equipamentos obsoletos, juntamente com backups para falhas de emergência. Se não e a rede estiver ameaçada, a emergência foi criada por negligência e pode não se qualificar para uma compra de emergência.
Protocolos cuidadosos geralmente são implementados para definir e monitorar compras de emergência. O objetivo é evitar situações em que as pessoas usam esse método de último recurso para atender às necessidades básicas. Uma compra de emergência pode ser more caro, especialmente se estiver relacionado a um desastre maior que as necessidades imediatas da organização. Em um furacão, por exemplo, os geradores podem ficar extremamente caros, e as empresas que precisam comprá -los para manter os serviços gastarão mais do que teriam comprando um gerador com antecedência para se preparar para emergências.
Formulários de autorização especiais podem ser usados para uma compra de emergência. O formulário explica a natureza da situação, define a emergência e fornece justificativa para mostrar como a despesa era necessária. Um supervisor ou chefe de departamento pode precisar assinar o formulário, indicando que ele foi revisado e aprovado. Os contadores com preocupações podem solicitar uma auditoria e podem recomendar atividades como um melhor planejamento de emergência no futuro para impedir que essas situações aconteçam novamente.