Vad är ett nödköp?

Ett nödköp är ett som måste göras för att minska risken för förlust av liv eller egendom i samband med en oväntad händelse. I nödsituationer kan normala inköpsregler upphävas så att människor får tillgång till varor eller tjänster som de behöver för att omedelbart mildra nödsituationen. De måste vanligtvis lämna in dokumentation för att stödja köpet, med specifik information om situationen, behovet och leverantören som slutligen levererade nödvändigt material. Granskningen kan senare avgöra att situationen inte berättigade till särskild hantering.

Under konventionella omständigheter är inköp strukturerade i en budget. För större inköp måste jämförelseshopping eller uppmaning av bud ske. En högskola ber till exempel om anbud från flera VVS-företag för att avgöra vilka som bäst kan tillgodose sina behov och tilldelar ett kontrakt till det bästa. Om en VVS-nödsituation, som ett plötsligt stopp som hotar att översvämma en byggnad eller släppa ut avfall på campus, kan högskolan undvika denna process med ett nödköp för att lösa problemet.

Köpet måste bidra direkt till en snabb lösning av en nödsituation. Att hyra en rörmokare för att fixa ett stopp är tillåtet, till exempel, medan du betalar ett mattvättföretag kanske inte betraktas som en nödsituation. Begäran om köp av nödsituationer kan avslås om problemet var förhindrat eller förutsebar. En informationsteknisk avdelning bör till exempel ha planer på att ersätta föråldrad utrustning, tillsammans med säkerhetskopior för nödfall. Om det inte gör det och nätverket hotas skapades nödsituationen genom vårdslöshet och det kanske inte är berättigat till ett nödköp.

Försiktiga protokoll införs vanligtvis för att definiera och övervaka nödköp. Målet är att förhindra situationer där människor använder denna metod som sista utväg för att tillgodose grundläggande behov. Ett nödköp kan vara dyrare, särskilt om det är relaterat till en katastrof som är större än organisationens omedelbara behov. I en orkan, till exempel, kan generatorer bli extremt dyra, och företag som behöver köpa dem för att hålla tjänster igång kommer att spendera mer än de skulle ha gjort genom att köpa en generator i förväg för att förbereda sig för nödsituationer.

Särskilda behörighetsformulär kan användas för ett nödköp. Formuläret förklarar situationens art, definierar nödsituationen och ger motivering för att visa hur utgifterna var nödvändiga. En handledare eller avdelningschef kan behöva logga ut på formuläret, vilket anger att det har granskats och godkänts. Revisorer med oro kan begära en revision och kan rekommendera aktiviteter som bättre akutplanering i framtiden för att förhindra att sådana situationer händer igen.