Hva er et nødkjøp?

Et nødkjøp er et som må gjøres for å redusere risikoen for tap av liv eller eiendom forbundet med en uventet hendelse.I nødsituasjoner kan normale innkjøpsregler bli suspendert for å gi folk tilgang til varer eller tjenester de trenger for å umiddelbart dempe nødsituasjonen.De må vanligvis sende inn dokumentasjon for å støtte kjøpet, med spesifikk informasjon om situasjonen, behovet og leverandøren som til slutt leverte nødvendig materiale.Gjennomgang kan senere avgjøre at situasjonen ikke kvalifiserte seg for spesiell håndtering.

I konvensjonelle omstendigheter er kjøp strukturert til et budsjett.For større kjøp, må sammenligning av shopping eller oppfordring til bud oppstå.En høyskole ber for eksempel om bud fra flere rørleggerfirmaer for å avgjøre hvilke som best kan dekke behovene sine, og tildeler en kontrakt til den beste.Hvis en rørleggerkraft, som en plutselig stopp som truer med å oversvømme en bygning eller frigjøre avfall på campus, oppstår, kan høgskolen omgå denne prosessen med et nødkjøp for å få problemet løst.

Kjøpet må bidra direkte til en rask oppløsningav en nødsituasjon.Å ansette en rørlegger for å fikse en stopp er for eksempel tillatt, mens det ikke kan betraktes som en nødsituasjon å betale et tepprengjøringsselskap.Forespørsler om å foreta nødkjøp kan nektes hvis problemet var forebygges eller forutsigbart.En informasjonsteknologiavdeling, for eksempel, bør ha planer om å erstatte foreldet utstyr, sammen med sikkerhetskopiering for nødfeil.Hvis det ikke gjør det, og nettverket er truet, ble nødsituasjonen opprettet gjennom uaktsomhet, og det kan ikke kvalifisere seg til et nødkjøp.

Det blir vanligvis satt i verk protokoller for å definere og overvåke nødkjøp.Målet er å forhindre situasjoner der folk bruker denne metoden med siste utvei for å imøtekomme grunnleggende behov.Et nødkjøp kan være dyrere, spesielt hvis det er relatert til en katastrofe som er større enn organisasjonens umiddelbare behov.I en orkan, for eksempel, kan generatorer bli ekstremt dyre, og selskaper som trenger å kjøpe dem for å holde tjenester i gang, vil bruke mer enn de ville ha ved å kjøpe en generator på forhånd for å forberede seg på nødhjelp.

Spesielle autorisasjonsskjemaer kan brukesfor et nødkjøp.Skjemaet forklarer situasjonenes art, definerer nødsituasjonen og gir begrunnelse for å vise hvordan utgiftene var nødvendig.En veileder eller avdelingsleder kan trenge å melde seg av på skjemaet, og indikerer at det er gjennomgått og godkjent.Regnskapsførere med bekymringer kan be om revisjon, og kan anbefale aktiviteter som bedre beredskapsplanlegging i fremtiden for å forhindre at slike situasjoner skjer igjen.