Hva er et nødkjøp?

Et nødkjøp er et som må gjøres for å redusere risikoen for tap av liv eller eiendom tilknyttet en uventet hendelse. I nødsituasjoner kan normale innkjøpsregler bli suspendert for å tillate folk å få tilgang til varer eller tjenester de trenger for å umiddelbart avbøte nødsituasjonen. Vanligvis må de sende inn dokumentasjon for å støtte kjøpet, med spesifikk informasjon om situasjonen, behovet og leverandøren som til slutt leverte nødvendig materiale. Gjennomgang kan senere avgjøre at situasjonen ikke kvalifiserte for spesiell håndtering.

Under konvensjonelle omstendigheter er kjøp strukturert i et budsjett. For større innkjøp, må sammenligningssalg eller anmodning om bud skje. Et høgskole ber for eksempel om bud fra flere rørleggerfirmaer for å avgjøre hvilke som best kan dekke sine behov, og tildeler en kontrakt til den beste. Hvis en VVS-krise, som en plutselig stans som truer med å oversvømme en bygning eller slippe avfall på campus, kan høyskolen omgå denne prosessen med et nødkjøp for å få problemet løst.

Kjøpet må bidra direkte til en rask løsning av en nødsituasjon. Å ansette en rørlegger for å fikse en stopper er for eksempel tillatt, mens det å betale et rengjøringsfirma for tepper ikke kan anses som en nødsituasjon. Forespørsler om å foreta nødkjøp kan bli nektet hvis problemet var forebygges eller forutsigbart. En informasjonsteknologisk avdeling, for eksempel, skal ha planer om å erstatte foreldet utstyr, sammen med sikkerhetskopier for nødfeil. Hvis det ikke gjør det, og nettverket er truet, ble nødsituasjonen opprettet ved uaktsomhet, og det kan hende det ikke kvalifiserer til et nødkjøp.

Nøye protokoller er vanligvis på plass for å definere og overvåke nødkjøp. Målet er å forhindre situasjoner der mennesker bruker denne siste utvei-metoden for å dekke grunnleggende behov. Et nødkjøp kan være dyrere, spesielt hvis det er relatert til en katastrofe større enn organisasjonens umiddelbare behov. I en orkan, for eksempel, kan generatorer bli ekstremt dyre, og selskaper som trenger å kjøpe dem for å holde tjenestene i gang, vil bruke mer enn de ville ha ved å kjøpe en generator på forhånd for å forberede seg på nødsituasjoner.

Spesielle autorisasjonsskjemaer kan brukes til et nødkjøp. Skjemaet forklarer situasjonens art, definerer nødsituasjonen og gir begrunnelse for å vise hvordan utgiftene var nødvendige. En veileder eller instituttleder kan trenge å melde seg av på skjemaet, som indikerer at det er gjennomgått og godkjent. Regnskapsførere med bekymringer kan be om en revisjon, og kan anbefale aktiviteter som bedre beredskapsplanlegging i fremtiden for å forhindre at slike situasjoner skjer igjen.