¿Qué es una compra de emergencia?
Una compra de emergencia es una que debe realizarse para reducir el riesgo de pérdida de vidas o propiedades asociadas con un evento inesperado. En situaciones de emergencia, las reglas de compra normales pueden suspenderse para permitir que las personas accedan a los bienes o servicios que necesitan para mitigar la emergencia de inmediato. Por lo general, deben enviar documentación para respaldar la compra, con información específica sobre la situación, la necesidad y el proveedor que finalmente suministró los materiales necesarios. La revisión luego puede determinar que la situación no calificó para un manejo especial.
En circunstancias convencionales, las compras se estructuran en un presupuesto. Para compras importantes, las compras de comparación o la solicitud de ofertas deben ocurrir. Una universidad, por ejemplo, solicita ofertas de varias compañías de plomería para determinar cuál puede satisfacer mejor sus necesidades y otorga un contrato al mejor. Si se produce una emergencia de fontanería, como un paro repentino que amenaza con inundar un edificio o liberar desechos en el campus, el col.Lege puede dejar de lado este proceso con una compra de emergencia para solucionar el problema.
La compra debe contribuir directamente a una resolución rápida de una emergencia. La contratación de un fontanero para arreglar un paro está permitido, por ejemplo, mientras que pagar una empresa de limpieza de alfombras no puede considerarse una emergencia. Las solicitudes para realizar compras de emergencia se pueden negar si el problema era prevenible o previsible. Un departamento de tecnología de la información, por ejemplo, debe tener planes para reemplazar equipos obsoletos, junto con copias de seguridad para fallas de emergencia. Si no es así y la red se amenaza, la emergencia se creó por negligencia, y puede no calificar para una compra de emergencia.
generalmente se establecen protocolos cuidadosos para definir y monitorear las compras de emergencia. El objetivo es prevenir situaciones en las que las personas usen este método de último recurso para satisfacer las necesidades básicas. Una compra de emergencia puede ser MORe costoso, especialmente si está relacionado con un desastre mayor que las necesidades inmediatas de la organización. En un huracán, por ejemplo, los generadores pueden ser extremadamente costosos, y las empresas que necesitan comprarlos para mantener los servicios gastarán más de lo que tendrían comprando un generador por adelantado para prepararse para emergencias.
Se pueden usar formularios de autorización especiales para una compra de emergencia. El formulario explica la naturaleza de la situación, define la emergencia y proporciona justificación para mostrar cómo era necesario el gasto. Un supervisor o jefe de departamento puede necesitar firmar el formulario, lo que indica que ha sido revisado y aprobado. Los contadores con preocupaciones pueden solicitar una auditoría, y pueden recomendar actividades como una mejor planificación de emergencias en el futuro para evitar que tales situaciones vuelvan a suceder.