Co je to nouzový nákup?
Nouzový nákup je nákup, který je třeba provést, aby se snížilo riziko ztráty na životech nebo majetku spojené s neočekávanou událostí. V nouzových situacích mohou být běžná nákupní pravidla pozastavena, aby lidé měli přístup ke zboží nebo službám, které potřebují k okamžitému zmírnění nouze. Obvykle musí předložit dokumentaci na podporu nákupu se specifickými informacemi o situaci, potřebě a prodejci, který nakonec dodal potřebné materiály. Přezkum může později určit, že situace nesplňuje podmínky pro zvláštní zacházení.
Za obvyklých okolností jsou nákupy strukturovány do rozpočtu. V případě velkých nákupů je nutné provést srovnávací nákup nebo vyžádání nabídek. Vysoká škola například požaduje nabídky od několika instalatérských společností, aby určila, které mohou nejlépe vyhovět jeho potřebám, a zadává zakázku tomu nejlepšímu. Dojde-li k instalatérské nouzi, například k náhlému zastavení, které hrozí zaplavení budovy nebo uvolnění odpadu na koleji, může vysoká škola tento proces obejít pomocí nouzového nákupu, aby se problém vyřešil.
Nákup musí přímo přispět k rychlému řešení mimořádné situace. Pronájem instalatéra k opravě zastávky je například přípustný, zatímco platba za čištění koberců nemusí být považována za nouzovou situaci. Žádosti o nouzové nákupy mohou být zamítnuty, pokud byl problém předvídatelný nebo předvídatelný. Například oddělení informačních technologií by mělo mít plány na výměnu zastaralého zařízení a zálohování pro nouzové poruchy. Pokud tomu tak není a síť je ohrožena, nouzová událost byla vytvořena z nedbalosti a nemusí být způsobilá pro nouzový nákup.
K definování a sledování nouzových nákupů se obvykle používají pečlivé protokoly. Cílem je zabránit situacím, kdy lidé používají tuto metodu poslední instance k uspokojení základních potřeb. Nouzový nákup může být dražší, zejména pokud souvisí s katastrofou větší, než je okamžitá potřeba organizace. Například v hurikánu mohou být generátoři velmi drahá a společnosti, které je potřebují koupit, aby udržely služby v chodu, utratí více, než by měly, tím, že si předem koupí generátor, aby se připravily na mimořádné situace.
Pro nouzový nákup lze použít speciální formuláře povolení. Formulář vysvětluje povahu situace, definuje stav nouze a poskytuje zdůvodnění, jak ukázat, jak byly výdaje nezbytné. Může se stát, že se do formuláře musí odhlásit vedoucí nebo vedoucí oddělení, což naznačuje, že byl zkontrolován a schválen. Účetní s obavami mohou požádat o audit a mohou v budoucnu doporučit činnosti, jako je lepší plánování krizových situací, aby zabránili opakování takových situací.