Wat is een noodaankoop?
Een noodaankoop is er een die moet worden gedaan om het risico van verlies van leven of eigendom geassocieerd met een onverwachte gebeurtenis te verminderen. In noodsituaties kunnen normale inkoopregels worden opgeschort om mensen toegang te geven tot goederen of diensten die ze nodig hebben om de noodsituatie onmiddellijk te verzachten. Meestal moeten ze documentatie indienen om de aankoop te ondersteunen, met specifieke informatie over de situatie, de behoefte en de verkoper die uiteindelijk de benodigde materialen heeft geleverd. Beoordeling kan later bepalen dat de situatie niet in aanmerking kwam voor speciale afhandeling.
In conventionele omstandigheden worden aankopen gestructureerd in een budget. Voor grote aankopen moet vergelijkend winkelen of offerteaanvragen plaatsvinden. Een hogeschool vraagt bijvoorbeeld om biedingen van verschillende loodgietersbedrijven om te bepalen welke het beste aan haar behoeften kan voldoen, en gunt een contract aan de beste. Als er een loodgietersnoodsituatie is, zoals een plotselinge stilstand die een gebouw dreigt te overspoelen of afval op de campus vrij te geven, kan het college dit proces omzeilen met een noodaankoop om het probleem te verhelpen.
De aankoop moet direct bijdragen aan een snelle oplossing van een noodgeval. Het inhuren van een loodgieter om een stilstand te verhelpen is bijvoorbeeld toegestaan, terwijl het betalen van een tapijtreinigingsbedrijf niet als een noodgeval kan worden beschouwd. Verzoeken om noodaankopen te doen, kunnen worden geweigerd als het probleem te voorkomen of te voorzien was. Een informatietechnologieafdeling zou bijvoorbeeld plannen moeten hebben om verouderde apparatuur te vervangen, samen met back-ups voor noodgevallen. Als dit niet het geval is en het netwerk wordt bedreigd, is de noodsituatie ontstaan door nalatigheid en komt deze mogelijk niet in aanmerking voor een noodaankoop.
Zorgvuldige protocollen worden meestal ingevoerd om noodaankopen te definiëren en te controleren. Het doel is om situaties te voorkomen waarin mensen deze laatste redmiddel gebruiken om in basisbehoeften te voorzien. Een noodaankoop kan duurder zijn, vooral als deze verband houdt met een ramp die groter is dan de onmiddellijke behoeften van de organisatie. In een orkaan, bijvoorbeeld, kunnen generatoren extreem duur worden en bedrijven die ze moeten kopen om de services draaiende te houden, zullen meer uitgeven dan ze zouden hebben door van tevoren een generator aan te schaffen om zich voor te bereiden op noodsituaties.
Speciale machtigingsformulieren kunnen worden gebruikt voor een noodaankoop. Het formulier verklaart de aard van de situatie, definieert de noodsituatie en biedt een rechtvaardiging om aan te tonen hoe de kosten noodzakelijk waren. Een supervisor of afdelingshoofd moet mogelijk het formulier ondertekenen om aan te geven dat het is gecontroleerd en goedgekeurd. Accountants met zorgen kunnen een audit aanvragen en kunnen activiteiten zoals een betere noodplanning in de toekomst aanbevelen om te voorkomen dat dergelijke situaties zich opnieuw voordoen.