緊急購入とは何ですか？

緊急時の購入は、予期しない出来事に関連する人命や財産の損失のリスクを減らすために行わなければならないものです。 緊急事態では、人々が緊急事態をすぐに緩和するために必要な商品やサービスにアクセスできるようにするために、通常の購入規則が停止される場合があります。 通常、購入をサポートするために、状況、ニーズ、および最終的に必要な資料を提供したベンダーに関する特定の情報を記載した文書を提出する必要があります。 後で、状況が特別な処理に適格ではなかったと判断する場合があります。

従来の状況では、購入は予算に編成されます。 大規模な購入の場合、比較ショッピングまたは入札の勧誘が必要です。 たとえば、ある大学では、いくつかの配管会社からの入札を求めて、どれが自社のニーズに最適であるかを判断し、最高の契約を授与します。 突然の停止など、建物の洪水やキャンパスでの廃棄物の放出などの緊急事態が発生した場合、大学は問題を解決するための緊急購入でこのプロセスを回避できます。

購入は、緊急事態の迅速な解決に直接貢献する必要があります。 たとえば、停止を修正するために配管工を雇うことは許容されますが、ラグクリーニング会社にお金を払うことは緊急事態とは見なされない場合があります。 問題が予防可能または予見可能な場合、緊急購入のリクエストは拒否される場合があります。 たとえば、情報技術部門には、緊急故障のバックアップとともに、古い機器を交換する計画が必要です。 そうでなく、ネットワークが脅かされている場合、緊急事態は過失によって作成されたものであり、緊急購入の資格がない場合があります。

通常、緊急時の購入を定義および監視するために、慎重なプロトコルが用意されています。 目標は、人々がこの最後の手段を使用して基本的なニーズを満たす状況を防ぐことです。 緊急購入は、特に組織の当面のニーズよりも大きな災害に関連している場合、より高価になる可能性があります。 たとえば、ハリケーンでは、発電機は非常に高価になる可能性があり、サービスを継続するために発電機を購入する必要がある企業は、緊急事態に備えるために事前に発電機を購入するよりも多くを費やします。

緊急の購入には特別な承認フォームを使用できます。 フォームは、状況の性質を説明し、緊急事態を定義し、費用がどのように必要であったかを示す正当性を提供します。 監督者または部門長は、フォームにサインオフして、レビューおよび承認されたことを示す必要があります。 懸念のある会計士は監査を要求することができ、そのような状況が再び発生するのを防ぐために、将来のより良い緊急時計画などの活動を推奨することができます。