Co to jest zakup awaryjny?
Należy dokonać zakupu awaryjnego w celu zmniejszenia ryzyka utraty życia lub nieruchomości związanych z nieoczekiwanym zdarzeniem. W sytuacjach awaryjnych można zawiesić normalne zasady zakupów, aby umożliwić osobom dostęp do towarów lub usług potrzebnych do natychmiastowego złagodzenia awaryjnego. Zazwyczaj muszą przedstawić dokumentację, aby poprzeć zakup, ze szczegółowymi informacjami o sytuacji, potrzebie i dostawcy, który ostatecznie dostarczył niezbędne materiały. Przegląd może później ustalić, że sytuacja nie kwalifikowała się do specjalnego obsługi.
W konwencjonalnych okolicznościach zakupy są skonstruowane w budżecie. W przypadku poważnych zakupów muszą wystąpić zakupy lub nagabywanie ofert. Na przykład uczelnia prosi o oferty kilku firm hydraulicznych o ustalenie, które najlepiej zaspokoić jego potrzeby, i przyznają umowę dla najlepszego. Jeśli wystąpi nagłe wypadki hydrauliczne, jak nagłe zatrzymanie, które grozi zalewaniem budynku lub zwolnienia odpadów na kampusLege może ominąć ten proces z zakupem awaryjnym, aby rozwiązać problem.
Zakup musi przyczynić się bezpośrednio do szybkiego rozwiązania awarii. Zatrudnianie hydraulika w celu ustalenia przestrzeni jest na przykład dopuszczalne, podczas gdy płacenie firmy sprzątania dywanów może nie być uznane za awaryjne. Prośby o dokonanie awaryjnych zakupów można odmówić, jeśli problem można zapobiec lub przewidywalne. Na przykład dział technologii informatycznych powinien mieć plany zastąpienia przestarzałego sprzętu, a także kopii zapasowych awarii awaryjnych. Jeśli tak nie jest, a sieć jest zagrożona, awaria została stworzona przez zaniedbanie i może nie kwalifikować się do zakupu awaryjnego.
Zwykle wprowadzane są staranne protokoły w celu zdefiniowania i monitorowania zakupów awaryjnych. Celem jest zapobieganie sytuacjom, w których ludzie używają tej metody ostatniej ostatniej części, aby zaspokoić podstawowe potrzeby. Zakup awaryjny może być MORE drogie, szczególnie jeśli jest to związane z katastrofą większą niż bezpośrednie potrzeby organizacji. Na przykład w huraganie generatorzy mogą stać się wyjątkowo drogie, a firmy, które muszą je kupić, aby utrzymać usługi, wydają więcej niż by to miały, kupując generator z wyprzedzeniem, aby przygotować się na sytuacje kryzysowe.
Do zakupu awaryjnego można wykorzystać specjalne formularze autoryzacji. Formularz wyjaśnia charakter sytuacji, określa sytuację awaryjną i zapewnia uzasadnienie pokazania, w jaki sposób koszt był konieczny. Przełożony lub kierownik działu może wymagać podpisania formularza, wskazując, że został on przeglądany i zatwierdzony. Księgowi z obawami mogą poprosić o audyt i mogą zalecać działania takie jak lepsze planowanie awaryjne w przyszłości, aby zapobiec ponownym nastawieniu takich sytuacji.