Co to jest zakup awaryjny?
Zakup awaryjny to taki, którego należy dokonać w celu zmniejszenia ryzyka utraty życia lub mienia związanego z nieoczekiwanym zdarzeniem. W sytuacjach awaryjnych normalne zasady zakupów mogą zostać zawieszone, aby umożliwić ludziom dostęp do towarów lub usług, których potrzebują, aby natychmiast złagodzić sytuację awaryjną. Zazwyczaj muszą przedłożyć dokumentację potwierdzającą zakup, zawierającą szczegółowe informacje o sytuacji, potrzebie i dostawcy, który ostatecznie dostarczył niezbędne materiały. Przegląd może później ustalić, że sytuacja nie kwalifikuje się do specjalnego traktowania.
W konwencjonalnych okolicznościach zakupy są podzielone na budżet. W przypadku dużych zakupów należy dokonać zakupów porównawczych lub pozyskiwania ofert. Na przykład kolegium prosi o oferty od kilku firm hydraulicznych, aby określić, które najlepiej mogą zaspokoić jego potrzeby, i udziela zamówienia najlepszemu. Jeśli wystąpi awaria hydrauliczna, taka jak nagłe zatrzymanie, które grozi zalaniem budynku lub uwolnieniem odpadów na terenie kampusu, uczelnia może ominąć ten proces przy pomocy zakupu awaryjnego, aby naprawić problem.
Zakup musi bezpośrednio przyczynić się do szybkiego rozwiązania sytuacji awaryjnej. Zatrudnienie hydraulika do naprawy przestoju jest dozwolone, na przykład, podczas gdy płacenie firmie czyszczącej dywany nie może być uważane za nagły wypadek. Prośby o dokonanie zakupów w nagłych wypadkach mogą zostać odrzucone, jeżeli problemu można było zapobiec lub można było go przewidzieć. Na przykład dział technologii informatycznych powinien mieć plany wymiany przestarzałego sprzętu wraz z kopiami zapasowymi na wypadek awarii. Jeśli tak nie jest, a sieć jest zagrożona, awaria została utworzona przez zaniedbanie i może nie kwalifikować się do zakupu awaryjnego.
Zazwyczaj stosuje się staranne protokoły w celu zdefiniowania i monitorowania zakupów w nagłych wypadkach. Celem jest zapobieganie sytuacjom, w których ludzie stosują tę metodę w ostateczności, aby zaspokoić podstawowe potrzeby. Awaryjny zakup może być droższy, szczególnie jeśli wiąże się z katastrofą większą niż pilne potrzeby organizacji. Na przykład w czasie huraganu generatory mogą stać się bardzo drogie, a firmy, które muszą je kupić, aby utrzymać ciągłość usług, wydadzą więcej, niż by to zrobiły, kupując generator z wyprzedzeniem, aby przygotować się na sytuacje kryzysowe.
W przypadku zakupu awaryjnego można użyć specjalnych formularzy autoryzacji. Formularz wyjaśnia charakter sytuacji, określa stan wyjątkowy i zawiera uzasadnienie, aby pokazać, w jaki sposób wydatek był konieczny. Kierownik lub kierownik działu może być zmuszony do podpisania się na formularzu, wskazując, że został on sprawdzony i zatwierdzony. Zainteresowani księgowi mogą poprosić o audyt i mogą zalecić takie działania, jak lepsze planowanie na wypadek sytuacji kryzysowych w przyszłości, aby zapobiec powtórzeniu się takich sytuacji.