Was ist eine Kostenerstattung?
In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter reisen. Diese Reise veranlasst den Mitarbeiter, Geld für das Notwendigste auszugeben, einschließlich Essen, Unterkunft und Transport. Eine Kostenerstattung ist eine Zahlung eines Arbeitgebers, die Geld zurückerstattet, das der Mitarbeiter für eine Geschäftsreise ausgegeben hat.
Die Richtlinien für die Kostenerstattung in den meisten Unternehmen legen einen maximal zulässigen Aufwand pro Tag fest. Dies wird als ein Tagessatz angesehen, der die maximale Erlaubnis für Mahlzeiten, Unterkunft und Transportgegenstände darstellt. Wenn eine Person mehr als das maximale Limit ihres Unternehmens für einen Artikel ausgibt, ist sie normalerweise gezwungen, diese Ausgaben aus eigener Tasche zu bezahlen, ohne die Möglichkeit einer Rückerstattung zu haben.
Die meisten Unternehmen verlangen von einer Einzelperson, dass sie die Spesenabrechnungsbelege rechtzeitig einreicht. Dies ist notwendig, um eine angemessene Buchführung und Steuerberichterstattung für das Unternehmen sicherzustellen. Normalerweise müssen Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungsbelege in weniger als drei Monaten einreichen.
Wenn ein Mitarbeiter seine Belege einreicht, muss er in der Regel auch eine Spesenabrechnung einreichen, die einen bestimmten Stil oder eine bestimmte Vorlage verwendet. Dieses Kostenerstattungsformular ist eine spezielle Tabelle, in der angegeben ist, wie die Kosten für eine bestimmte Reise entstanden sind. Die meisten Formulare enthalten einen Bereich für Aufwandsarten, Daten und Beträge. Auf diese Weise werden ausreichende Buchhaltungsdetails bereitgestellt, um zu definieren, warum ein Mitarbeiter Geld für seine Geschäftsreise ausgegeben hat.
Ein Mitarbeiter muss eine Kostenerstattung beantragen, bevor ihm das von ihm ausgegebene Geld erstattet wird. Dies ist ein manueller Vorgang, der Papierkram und ordnungsgemäße Belege erfordert. Wenn der Mitarbeiter es versäumt, seine Spesenabrechnung auszufüllen, erhält er möglicherweise nie das Geld, das er schuldet.
Die meisten Steuervorschriften schreiben vor, dass ein Mitarbeiter Einnahmen für Ausgaben über einem bestimmten Schwellenwert vorlegt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter die während einer Reise getätigten Ausgaben wahrheitsgetreu behandelt. Die meisten Unternehmen verlangen einen Aufwand von mehr als 25 US-Dollar (USD), um einen Papierbeleg einzuschließen.
Die meisten Unternehmen begrenzen auch den Betrag, den ihre Mitarbeiter für Reisekosten ausgeben können. In der Regel erlaubt ein Unternehmen Mitarbeitern nicht, Erstattungsansprüche für erstklassige Tarife geltend zu machen, sondern verlangt von ihnen, Bus oder Business Class zu fliegen. Dies stellt sicher, dass der Mitarbeiter den günstigsten verfügbaren Transport kauft.
In vielen Unternehmen muss ein Mitarbeiter eine Vorautorisierung für Ausgaben einholen, bevor er reisen kann. Dieses Reisegenehmigungsformular ist eine Schätzung der voraussichtlichen Ausgaben für eine bestimmte Geschäftsreise. Dieser Prozess zwingt einen Mitarbeiter, die Ausgaben auf der Grundlage einer vorgegebenen Schätzung zu verwalten. Ein Überschreiten dieses Autorisierungsbetrags kann zu nicht bezahlten erstatteten Artikeln führen.