Hvad er en godtgørelse for udgifter?
Mange virksomheder kræver, at medarbejdere rejser. Denne rejse får medarbejderen til at bruge penge på nødvendigheder, herunder mad, logi og transport. En udgiftsgodtgørelse er en betaling fra en arbejdsgiver, der refunderer penge, som den ansatte har brugt på en forretningsrejse.
De fleste virksomheders refusionspolitikker for udgifter indstiller en maksimalt tilladt udgift pr. Dag. Dette betragtes som et dagligt beløb, der er den maksimale godtgørelse for måltider, indkvartering og transportartikler. Hvis en person bruger mere end sit virksomheds maksimale grænse på en vare, er han typisk tvunget til at betale denne udgift ud af sin egen lomme uden mulighed for refusion.
De fleste virksomheder kræver, at en person skal indtaste udgifter til refusion af udgifter på en rettidig måde. Dette er nødvendigt for at sikre, at virksomheden har tilstrækkelig bogføring og skatterapporteringsprocesser. Normalt skal medarbejdere indtaste deres udgifter rapportere kvitteringer på mindre end tre måneder.
Når en medarbejder indtaster sine kvitteringer, skal han typisk også indgive en udgiftsrapport, der bruger en bestemt typografi eller skabelon. Denne form for udgiftsgodtgørelse er et specielt regneark, der beskriver, hvordan udgifterne blev afholdt på en bestemt rejse. De fleste former inkluderer et område for udgiftstyper, datoer og beløb. Dette giver passende regnskabsoplysninger til at definere, hvorfor en medarbejder har brugt penge på sin forretningsrejse.
En medarbejder skal kræve en godtgørelse for udgifter, før han får tilbagebetalt de penge, han har brugt. Dette er en manuel proces, der kræver papirarbejde og korrekt kvittering. Hvis medarbejderen forsømmer at udfylde sin udgiftsrapport, kan han aldrig modtage de penge, han skylder.
De fleste skatteregler kræver, at en medarbejder leverer kvitteringer for udgifter over en bestemt tærskel. Dette hjælper med at sikre, at medarbejderen bliver sandfærdig om de udgifter, der er brugt under en rejse. De fleste virksomheder kræver udgifter på mere end $ 25 amerikanske dollars (USD) for at inkludere en papirkvittering.
De fleste virksomheder begrænser også det beløb, deres ansatte kan bruge på rejseudgifter. Et firma tillader typisk ikke, at medarbejdere kan indgive krav om refusion af udgifter til førsteklasses billetpriser, men kræver, at de flyver med coach eller business class. Dette sikrer, at medarbejderen køber den billigste transport, der er tilgængelig.
Mange virksomheder kræver, at en medarbejder får tilladelse til udgifter, før han kan rejse. Denne rejsetilladelsesformular er et skøn over forventede udgifter til en bestemt forretningsrejse. Denne proces tvinger en medarbejder til at administrere udgifter baseret på et forudbestemt skøn. Overskridelse af dette tilladelsesbeløb kan resultere i ubetalte refunderede poster.