Hvad er en refusion af udgifter?

Mange virksomheder kræver, at medarbejderne rejser. Denne rejse får medarbejderen til at bruge penge på nødvendigheder, herunder mad, logi og transport. En refusion af udgifter er en betaling fra en arbejdsgiver, der refunderer penge, som medarbejderen har brugt på en forretningsrejse.

De fleste virksomheders udgifter refusionspolitikker sætter en maksimal tilladt udgift pr. Dag. Dette betragtes som et dagbeløb, som er den maksimale godtgørelse for måltider, logi og transportgenstande. Hvis en person tilbringer mere end hans virksomheds maksimale grænse for en vare, tvinges han typisk til at betale denne udgift ud af sin egen lomme uden mulighed for refusion.

De fleste virksomheder kræver, at en person skal indføre udgifter til refusion modtagelser på en rettidig måde. Dette er nødvendigt for at sikre, at der følges tilstrækkelig bogføring og skattemæssige rapporteringsprocesser for virksomheden. Typisk skal medarbejderne indtaste kvitteringerKvitteringer skal han typisk også indgive en udgifter, der bruger en bestemt stil eller en skabelon. Disse udgifter til refusion er et specielt regneark, der beskriver, hvordan udgifterne blev afholdt på en bestemt tur. De fleste former inkluderer et område for udgiftstyper, datoer og beløb. Dette giver tilstrækkelig regnskabsdetalje til at definere, hvorfor en medarbejder brugte penge på sin forretningsrejse.

En medarbejder skal kræve en refusion af udgifter, før han får tilbagebetalt de penge, han har brugt. Dette er en manuel proces, der kræver papirarbejde og ordentlige kvitteringer. Hvis medarbejderen forsømmer at gennemføre sin udgiftsrapport, kan han aldrig modtage de penge, han skyldes.

De fleste skatteregler kræver, at en medarbejder leverer kvitteringer for udgifter over en bestemt tærskel. Dette hjælper med at sikre, at medarbejderen bliver sandfærdig over de udgifter, der bruges under en tur. De fleste virksomheder kræver udgifter til mere end $ 25 US DoLLARS (USD) til at inkludere en papirkvittering.

De fleste virksomheder begrænser også det beløb, deres medarbejdere kan bruge på rejseudgifter. En virksomhed vil typisk ikke give medarbejderne mulighed for at indgive udgifter til refusionskrav til førsteklasses priser, men kræver, at de flyver coach eller forretningsklasse. Dette sikrer, at medarbejderen køber den billigste transport, der er tilgængelig.

Mange virksomheder kræver, at en medarbejder får forud autorisation for udgifter, før han kan rejse. Denne rejsestilladelsesformular er et skøn over forventede udgifter til en bestemt forretningsrejse. Denne proces tvinger en medarbejder til at administrere udgifter baseret på et forudbestemt skøn. Overskridelse af dette autorisationsbeløb kan resultere i ubetalte refunderede varer.