Co to jest zwrot kosztów?

Wiele firm wymaga od pracowników podróżowania. Podróż ta powoduje, że pracownik wydaje pieniądze na niezbędne artykuły, w tym jedzenie, zakwaterowanie i transport. Zwrot kosztów to płatność od pracodawcy, która zwraca pieniądze pracownika wydane na podróż służbową.

Zasady zwrotu kosztów większości firm ustalają maksymalny dozwolony koszt na dzień. Jest to uważane za dietę, która stanowi maksymalny dodatek na posiłki, zakwaterowanie i transport. Jeśli jednostka wydaje na przedmiot więcej niż maksymalny limit swojej firmy, zazwyczaj jest zmuszona do pokrycia tego kosztu ze swojej własnej kieszeni bez możliwości zwrotu.

Większość firm wymaga od osoby niezwłocznego przekazania pokwitowań zwrotu kosztów. Jest to konieczne, aby zapewnić odpowiednie procesy prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości podatkowej dla firmy. Zazwyczaj pracownicy muszą przekazywać pokwitowania z raportu wydatków w mniej niż trzy miesiące.

Kiedy pracownik wydaje swoje rachunki, zwykle musi również złożyć raport wydatków, który używa określonego stylu lub szablonu. Ten formularz zwrotu kosztów jest specjalnym arkuszem kalkulacyjnym, który zawiera szczegółowe informacje na temat kosztów poniesionych na określoną podróż. Większość formularzy obejmuje obszar dla rodzajów wydatków, dat i kwot. Zapewnia to odpowiednie szczegóły księgowe, aby określić, dlaczego pracownik wydał pieniądze na podróż służbową.

Pracownik musi ubiegać się o zwrot kosztów, zanim otrzyma zwrot wydanych pieniędzy. Jest to proces ręczny, który wymaga formalności i odpowiednich rachunków. Jeśli pracownik zaniedba wypełnienia raportu z wydatków, może nigdy nie otrzymać należnych mu pieniędzy.

Większość przepisów podatkowych wymaga, aby pracownik przedstawiał rachunki za wydatki przekraczające określony próg. Pomaga to upewnić się, że pracownik jest szczery w kwestii wydatków poniesionych podczas podróży. Większość firm wymaga kosztu przekraczającego 25 USD w celu dołączenia papierowego paragonu.

Większość firm ogranicza również kwoty, które ich pracownicy mogą wydawać na koszty podróży. Zazwyczaj firma nie zezwala pracownikom na składanie wniosków o zwrot kosztów za bilety pierwszej klasy, ale wymaga od nich latania autokarem lub klasą biznesową. Dzięki temu pracownik kupuje najtańszy dostępny transport.

Wiele firm wymaga od pracownika uzyskania wstępnej zgody na wydatki, zanim będzie mógł podróżować. Ten formularz zezwolenia na podróż jest oszacowaniem przewidywanych wydatków na konkretną podróż służbową. Ten proces zmusza pracownika do zarządzania wydatkami na podstawie z góry określonego oszacowania. Przekroczenie tej kwoty autoryzacji może skutkować niezapłaconymi zwrotami produktów.