Wat is een onkostenvergoeding?
Veel bedrijven vereisen dat werknemers reizen. Deze reis zorgt ervoor dat de werknemer geld uitgeeft aan benodigdheden zoals eten, logies en transport. Een onkostenvergoeding is een betaling van een werkgever die geld terugbetaalt dat de werknemer aan een zakenreis heeft uitgegeven.
Het beleid voor kostenvergoeding van de meeste bedrijven stelt een maximaal toegestane uitgave per dag vast. Dit wordt beschouwd als een bedrag per dag, wat de maximale vergoeding is voor maaltijden, overnachtingen en transportartikelen. Als een persoon meer dan de maximale limiet van zijn bedrijf aan een item uitgeeft, is hij meestal gedwongen om die kosten uit zijn eigen zak te betalen zonder kans op terugbetaling.
De meeste bedrijven eisen van een persoon dat hij de ontvangsten voor onkostenvergoedingen tijdig inlevert. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoende boekhoudings- en belastingrapportageprocessen volgt. Doorgaans moeten werknemers hun onkostennota's binnen drie maanden inleveren.
Wanneer een werknemer zijn bonnen inlevert, moet hij meestal ook een onkostenrapport indienen dat een specifieke stijl of sjabloon gebruikt. Dit onkostenvergoedingsformulier is een speciale spreadsheet met informatie over de kosten die tijdens een bepaalde reis zijn gemaakt. De meeste formulieren bevatten een gebied voor kostensoorten, datums en bedragen. Dit biedt voldoende boekhoudkundige details om te bepalen waarom een werknemer geld aan zijn zakenreis heeft uitgegeven.
Een werknemer moet een onkostenvergoeding claimen voordat hij het uitgegeven geld terugkrijgt. Dit is een handmatig proces dat papierwerk en correcte bonnen vereist. Als de werknemer verzuimt zijn onkostendeclaratie in te vullen, ontvangt hij mogelijk nooit het geld dat hij verschuldigd is.
De meeste belastingregels vereisen dat een werknemer inkomsten voor uitgaven boven een specifieke drempel verstrekt. Dit helpt ervoor te zorgen dat de werknemer waarheidsgetrouw is over de uitgaven die tijdens een reis zijn uitgegeven. De meeste bedrijven vereisen kosten van meer dan $ 25 US dollar (USD) om een papieren bon op te nemen.
De meeste bedrijven beperken ook het bedrag dat hun werknemers kunnen besteden aan reiskosten. Doorgaans staat een bedrijf werknemers niet toe om declaraties voor onkostenvergoeding in te dienen voor eersteklas tarieven, maar moeten ze wel coach of business class vliegen. Dit zorgt ervoor dat de werknemer het goedkoopste beschikbare transport koopt.
Veel bedrijven vereisen van een werknemer dat hij vooraf toestemming krijgt voor onkosten voordat hij kan reizen. Dit reisvergunningsformulier is een schatting van de verwachte uitgaven voor een specifieke zakenreis. Dit proces dwingt een medewerker om uitgaven te beheren op basis van een vooraf bepaalde schatting. Overschrijding van dit autorisatiebedrag kan leiden tot onbetaalde terugbetaalde artikelen.