Vad är en kostnadsersättning?
Många företag kräver att anställda reser. Denna resa får medarbetaren att spendera pengar på nödvändigheter inklusive mat, logi och transport. En kostnadsersättning är en betalning från en arbetsgivare som återbetalar pengar som den anställde spenderade på en affärsresa.
De flesta företags ersättningsprinciper för kostnader anger en högsta tillåtna kostnad per dag. Detta betraktas som ett dagpengar, som är det maximala bidraget för måltider, logi och transportföremål. Om en individ lägger mer än sitt företags maximala gräns för en artikel, tvingas han vanligtvis att betala den kostnaden ur sin egen ficka utan möjlighet till återbetalning.
De flesta företag kräver att en individ ska skicka in ersättningskvitton för utgifter i tid. Detta är nödvändigt för att säkerställa att adekvat bokföring och skatterapporteringsprocesser följs för företaget. Vanligtvis måste anställda lämna in sina utgifter rapportera kvitton på mindre än tre månader.
När en anställd lämna in sina kvitton måste han vanligtvis också lämna in en utgiftsrapport som använder en specifik stil eller mall. Formuläret för återbetalning av utgifter är ett speciellt kalkylblad som beskriver hur utgifterna uppkom på en viss resa. De flesta former inkluderar ett område för kostnadstyper, datum och belopp. Detta ger tillräcklig redovisningsdetalj för att definiera varför en anställd spenderade pengar på sin affärsresa.
En anställd måste kräva ersättning för utgifter innan han får tillbaka pengarna som han spenderade. Detta är en manuell process som kräver pappersarbete och korrekt kvitton. Om den anställde försummar att fylla i sin utgiftsrapport kan han aldrig få de pengar han är skyldig.
De flesta skattereglerna kräver att en anställd tillhandahåller kvitton för utgifter över en specifik tröskel. Detta hjälper till att säkerställa att medarbetaren är sanningsenlig om utgifterna som spenderas under en resa. De flesta företag kräver en kostnad på mer än 25 USD för att inkludera ett papperskvitto.
De flesta företag begränsar också det belopp som deras anställda kan spendera på resekostnader. Vanligtvis tillåter inte ett företag anställda att lämna in ersättningskrav för ersättning för förstklassiga biljetter, men kräver att de flyger buss eller affärsklass. Detta säkerställer att den anställde köper den billigaste transporten som finns tillgänglig.
Många företag kräver att en anställd får förhandsgodkännande för utgifter innan han kan resa. Detta resetillståndformulär är en uppskattning av förväntade utgifter för en specifik affärsresa. Denna process tvingar en anställd att hantera kostnader baserat på en förutbestämd uppskattning. Överskridande av detta auktoriseringsbelopp kan leda till obetalda återbetalade artiklar.