Hva er refusjon av utgifter?
Mange selskaper krever at ansatte reiser. Denne reisen får den ansatte til å bruke penger på nødvendigheter inkludert mat, losji og transport. En refusjon av utgifter er en betaling fra en arbeidsgiver som refunderer penger den ansatte brukte på en forretningsreise.
De fleste selskapers utgifter refusjonspolicyer setter en maksimal tillatt kostnad per dag. Dette regnes som et beløp per dag, som er den maksimale godtgjørelsen for måltider, losji og transportvarer. Hvis en person bruker mer enn selskapets maksimale grense for en vare, blir han typisk tvunget til å betale den utgiften ut av sin egen lomme uten mulighet til refusjon.
De fleste virksomheter krever at en person skal slå i utgifter refusjonskvitteringer på en rettidig måte. Dette er nødvendig for å sikre tilstrekkelig bokføring og skatterapporteringsprosesser følges for selskapet. Vanligvis må ansatte slå inn utgiftene sine rapporterer om kvitteringer på mindre enn tre måneder.
Når en ansatt slår innKvitteringer, han må vanligvis også sende inn en utgiftsrapport som bruker en spesifikk stil eller mal. Dette refusjonsskjemaet er et spesielt regneark som beskriver hvordan utgiftene ble pådratt på en bestemt tur. De fleste skjemaer inkluderer et område for utgiftstyper, datoer og beløp. Dette gir tilstrekkelig regnskapsdetaljer for å definere hvorfor en ansatt brukte penger på forretningsreise.
En ansatt må kreve refusjon av utgifter før han får tilbakebetalt pengene han brukte. Dette er en manuell prosess som krever papirarbeid og riktige kvitteringer. Hvis den ansatte unnlater å fullføre utgiftsrapporten, kan han aldri motta pengene han skyldes.
De fleste skatteregler krever at en ansatt gir kvitteringer for utgifter over en spesifikk terskel. Dette hjelper til med å sikre at den ansatte er sannferdig om utgiftene som ble brukt under en tur. De fleste virksomheter krever utgifter på mer enn $ 25 USA gjørLLARS (USD) for å inkludere en papirkvittering.
De fleste selskaper begrenser også beløpet de ansatte kan bruke på reiseutgifter. Vanligvis vil et selskap ikke tillate ansatte å inngi utgifter til refusjonskrav for førsteklasses priser, men krever at de skal fly coach eller forretningsklasse. Dette sikrer at den ansatte kjøper den billigste transporten som er tilgjengelig.
Mange selskaper krever at en ansatt skal få forhåndsautorisering for utgifter før han kan reise. Dette reisegodkjenningsskjemaet er et estimat av forventede utgifter for en spesifikk forretningsreise. Denne prosessen tvinger en ansatt til å administrere utgifter basert på et forhåndsbestemt estimat. Overskridelse av dette autorisasjonsbeløpet kan føre til ubetalte refusjonsposter.