Hva er en refusjon for utgifter?
Mange selskaper krever at ansatte skal reise. Denne reisen får den ansatte til å bruke penger på nødvendigheter, inkludert mat, losji og transport. En refusjon for utgifter er en betaling fra en arbeidsgiver som refunderer penger den ansatte brukte på en forretningsreise.
De fleste selskapers refusjonspolitikk for utgifter setter en maksimal tillatt utgift per dag. Dette anses som et dagpengebeløp, som er den maksimale godtgjørelsen for måltider, losji og transportvarer. Hvis en person bruker mer enn selskapets maksimale grense på en vare, blir han vanligvis tvunget til å betale den utgiften av egen lomme uten mulighet for refusjon.
De fleste virksomheter krever at en person må inngi utbetalingskvitteringer på en betimelig måte. Dette er nødvendig for å sikre tilstrekkelige bokførings- og skatterapporteringsprosesser for selskapet. Vanligvis må ansatte skaffe utgifter til å rapportere kvitteringer på mindre enn tre måneder.
Når en ansatt slår inn kvitteringene, må han vanligvis også sende inn en utgiftsrapport som bruker en bestemt stil eller mal. Formen for refusjon av utgifter er et spesielt regneark som beskriver hvordan utgiftene ble pådratt på en bestemt reise. De fleste skjemaer inkluderer et område for utgiftstyper, datoer og beløp. Dette gir tilstrekkelig regnskapsmessig detalj for å definere hvorfor en ansatt har brukt penger på forretningsreisen.
En ansatt må kreve en refusjon for utgifter før han får tilbakebetalt pengene han brukte. Dette er en manuell prosess som krever papirer og riktig kvittering. Hvis arbeidstakeren unnlater å fullføre utgiftsrapporten, kan han aldri motta pengene han skylder.
De fleste skatteregler krever at en ansatt gir kvitteringer for utgifter over en spesifikk terskel. Dette hjelper deg med å sikre at den ansatte blir sannferdig om utgiftene som er brukt på en tur. De fleste virksomheter krever utgifter på mer enn USD 25 for å inkludere papirkvittering.
De fleste selskaper begrenser også beløpet deres ansatte kan bruke på reiseutgifter. Et selskap vil vanligvis ikke tillate at ansatte inngir krav om refusjon av utgifter for førsteklasses priser, men krever at de flyr buss eller forretningsklasse. Dette sikrer at den ansatte kjøper den billigste transporten som er tilgjengelig.
Mange selskaper krever at en ansatt skal få forhåndsgodkjenning for utgifter før han kan reise. Dette reiseautorisasjonsskjemaet er et estimat over forventede utgifter for en spesifikk forretningsreise. Denne prosessen tvinger en ansatt til å administrere utgifter basert på et forhåndsbestemt estimat. Overskridelse av dette autorisasjonsbeløpet kan føre til ubetalte refunderte varer.