O que é um reembolso de despesas?

Muitas empresas exigem que os funcionários viajem. Essa viagem faz com que o funcionário gaste dinheiro em necessidades, incluindo alimentação, hospedagem e transporte. Um reembolso de despesas é um pagamento de um empregador que reembolsa o dinheiro gasto pelo funcionário em uma viagem de negócios.

As políticas de reembolso de despesas da maioria das empresas definem uma despesa máxima permitida por dia. Isso é considerado um valor diário, que é o subsídio máximo para itens de refeições, hospedagem e transporte. Se um indivíduo gasta mais do que o limite máximo de sua empresa em um item, ele normalmente é forçado a pagar essa despesa do próprio bolso, sem oportunidade de reembolso.

A maioria das empresas exige que um indivíduo entregue os recibos de reembolso de despesas em tempo hábil. Isso é necessário para garantir que os processos adequados de contabilidade e relatórios fiscais sejam seguidos para a empresa. Normalmente, os funcionários devem entregar seus recibos de despesas em menos de três meses.

Quando um funcionário entrega seus recibos, ele normalmente também deve registrar um relatório de despesas que use um estilo ou modelo específico. Esse formulário de reembolso de despesas é uma planilha especial que detalha como as despesas foram incorridas em uma determinada viagem. A maioria dos formulários inclui uma área para tipos de despesas, datas e valores. Isso fornece detalhes contábeis adequados para definir por que um funcionário gastou dinheiro em sua viagem de negócios.

Um funcionário deve reivindicar um reembolso de despesas antes de receber o reembolso do dinheiro gasto. Este é um processo manual que requer papelada e recibos adequados. Se o funcionário deixar de preencher seu relatório de despesas, ele nunca poderá receber o dinheiro que lhe é devido.

A maioria das regras fiscais exige que um funcionário forneça recibos de despesas acima de um limite específico. Isso ajuda a garantir que o funcionário esteja sendo sincero sobre as despesas gastas durante uma viagem. A maioria das empresas exige despesas de mais de US $ 25 dólares (USD) para incluir um recibo em papel.

A maioria das empresas também limita o valor que seus funcionários podem gastar nas despesas de viagem. Normalmente, uma empresa não permite que os funcionários arquivem pedidos de reembolso de despesas para tarifas de primeira classe, mas exige que eles viajem de ônibus ou classe executiva. Isso garante que o funcionário esteja comprando o transporte mais barato disponível.

Muitas empresas exigem que um funcionário obtenha pré-autorização para despesas antes de poder viajar. Este formulário de autorização de viagem é uma estimativa das despesas esperadas para uma viagem de negócios específica. Esse processo força um funcionário a gerenciar as despesas com base em uma estimativa predeterminada. Exceder esse valor da autorização pode resultar em itens reembolsados ​​não pagos.