O que é um reembolso de despesas?
Muitas empresas exigem que os funcionários viajem. Esta viagem faz com que o funcionário gaste dinheiro em necessidades, incluindo alimentos, hospedagem e transporte. Um reembolso de despesas é um pagamento de um empregador que reembolsa o dinheiro que o funcionário gastou em uma viagem de negócios. Isso é considerado uma quantidade diária, que é a subsídio máximo para refeições, hospedagem e itens de transporte. Se um indivíduo gasta mais, o limite máximo de sua empresa em um item, ele normalmente é forçado a pagar essa despesa do próprio bolso, sem oportunidade de reembolso. Isso é necessário para garantir que os processos adequados de contabilidade e relatórios tributários sejam seguidos para a empresa. Normalmente, os funcionários devem entregar seus recibos de relatório de despesas em menos de três meses.
Quando um funcionário entrega em seuRecebimentos, ele normalmente também deve registrar um relatório de despesas que usa um estilo ou modelo específico. Esse formulário de reembolso de despesas é uma planilha especial que detalha como as despesas foram incorridas em uma viagem específica. A maioria das formas inclui uma área para tipos de despesas, datas e valores. Isso fornece detalhes contábeis adequados para definir por que um funcionário gastou dinheiro em sua viagem de negócios.
Um funcionário deve reivindicar um reembolso de despesas antes de receber o dinheiro que gastou. Este é um processo manual que requer documentação e recebimentos adequados. Se o funcionário deixar de concluir seu relatório de despesas, ele pode nunca receber o dinheiro que é devido.
A maioria das regras tributárias exige que um funcionário forneça recibos para despesas com um limite específico. Isso ajuda a garantir que o funcionário esteja sendo sincero sobre as despesas gastas durante uma viagem. A maioria das empresas exige despesa de mais de US $ 25 para fazerLlars (USD) para incluir um recibo de papel.
A maioria das empresas também limita o valor que seus funcionários podem gastar em despesas de viagem. Normalmente, uma empresa não permite que os funcionários registrem reivindicações de reembolso de despesas para tarifas de primeira classe, mas exigem que eles voem para o treinador ou a classe executiva. Isso garante que o funcionário esteja comprando o transporte mais barato disponível.
Muitas empresas exigem que um funcionário obtenha pré-autorização para despesas antes que ele possa viajar. Este formulário de autorização de viagem é uma estimativa das despesas esperadas para uma viagem de negócios específica. Esse processo força um funcionário a gerenciar despesas com base em uma estimativa predeterminada. Exceder esse valor de autorização pode resultar em itens reembolsados não pagos.