¿Qué es un reembolso de gastos?

Muchas compañías requieren que los empleados viajen. Este viaje hace que el empleado gaste dinero en necesidades que incluyen comida, alojamiento y transporte. Un reembolso de gastos es un pago de un empleador que reembolsa el dinero que el empleado gastó en un viaje de negocios.

Las políticas de reembolso de gastos de la mayoría de las compañías establecen un gasto máximo permitido por día. Esto se considera una cantidad por día, que es la asignación máxima para comidas, alojamiento y artículos de transporte. Si un individuo gasta más del límite máximo de su compañía en un artículo, generalmente se ve obligado a pagar ese gasto de su propio bolsillo sin oportunidad de reembolso.

La mayoría de las empresas requieren que un individuo entregue los recibos de reembolso de gastos de manera oportuna. Esto es necesario para garantizar que se sigan los procesos adecuados de contabilidad e informes de impuestos para la empresa. Por lo general, los empleados deben entregar sus recibos de informe de gastos en menos de tres meses.

Cuando un empleado entrega sus recibos, generalmente también debe presentar un informe de gastos que utiliza un estilo o plantilla específicos. Este formulario de reembolso de gastos es una hoja de cálculo especial que detalla cómo se incurrieron los gastos en un viaje en particular. La mayoría de los formularios incluyen un área para tipos de gastos, fechas y montos. Esto proporciona detalles contables adecuados para definir por qué un empleado gastó dinero en su viaje de negocios.

Un empleado debe reclamar un reembolso de gastos antes de que se le reembolse el dinero que gastó. Este es un proceso manual que requiere documentación y recibos adecuados. Si el empleado no completa su informe de gastos, es posible que nunca reciba el dinero que se le debe.

La mayoría de las normas fiscales requieren que un empleado proporcione recibos por gastos que superen un umbral específico. Esto ayuda a garantizar que el empleado sea sincero sobre los gastos gastados durante un viaje. La mayoría de las empresas requieren un gasto de más de $ 25 dólares estadounidenses (USD) para incluir un recibo en papel.

La mayoría de las compañías también limitan la cantidad que sus empleados pueden gastar en gastos de viaje. Por lo general, una empresa no permitirá que los empleados presenten reclamos de reembolso de gastos por tarifas de primera clase, sino que les exigirá que viajen en autocar o clase ejecutiva. Esto asegura que el empleado esté comprando el transporte menos costoso disponible.

Muchas compañías requieren que un empleado obtenga una autorización previa para gastos antes de poder viajar. Este formulario de autorización de viaje es una estimación de los gastos esperados para un viaje de negocios específico. Este proceso obliga a un empleado a administrar los gastos en función de una estimación predeterminada. Exceder esta cantidad de autorización podría resultar en artículos reembolsados ​​no pagados.