Che cos'è un rimborso spese?

Molte aziende richiedono ai dipendenti di viaggiare. Questo viaggio fa sì che il dipendente spenda soldi per necessità come vitto, alloggio e trasporto. Un rimborso spese è un pagamento da parte di un datore di lavoro che rimborsa il denaro speso dal dipendente in viaggio d'affari.

Le politiche di rimborso delle spese della maggior parte delle aziende stabiliscono una spesa massima consentita al giorno. Questo è considerato un importo giornaliero, che è l'indennità massima per pasti, alloggio e articoli di trasporto. Se un individuo spende più del limite massimo della sua azienda per un articolo, in genere è costretto a pagare di tasca propria quella spesa senza possibilità di rimborso.

La maggior parte delle aziende richiede a un individuo di consegnare le ricevute di rimborso spese in modo tempestivo. Ciò è necessario per garantire l'adeguata contabilità e i processi di rendicontazione fiscale per l'azienda. In genere, i dipendenti devono consegnare le ricevute delle note spese in meno di tre mesi.

Quando un dipendente consegna le proprie entrate, in genere deve anche presentare una nota spese che utilizza uno stile o un modello specifico. Questo modulo di rimborso spese è un foglio di calcolo speciale che illustra in dettaglio come sono state sostenute le spese in un determinato viaggio. La maggior parte dei moduli include un'area per tipi di spesa, date e importi. Ciò fornisce dettagli contabili adeguati per definire il motivo per cui un dipendente ha speso soldi per il suo viaggio d'affari.

Un dipendente deve richiedere un rimborso spese prima di ricevere il rimborso del denaro speso. Questo è un processo manuale che richiede scartoffie e ricevute adeguate. Se il dipendente trascura di compilare la sua nota spese, potrebbe non ricevere mai il denaro dovuto.

La maggior parte delle norme fiscali impone a un dipendente di fornire le entrate per le spese oltre una soglia specifica. Questo aiuta a garantire che il dipendente sia sincero in merito alle spese spese durante un viaggio. La maggior parte delle aziende richiede una spesa di oltre $ 25 dollari statunitensi (USD) per includere una ricevuta cartacea.

La maggior parte delle aziende limita anche l'importo che i dipendenti possono spendere per le spese di viaggio. In genere, una società non consentirà ai dipendenti di presentare richieste di rimborso spese per tariffe di prima classe, ma richiederà loro di volare in pullman o in business class. Ciò garantisce che il dipendente acquisti il ​​trasporto meno costoso disponibile.

Molte aziende richiedono che un dipendente ottenga la pre-autorizzazione per le spese prima di poter viaggiare. Questo modulo di autorizzazione al viaggio è una stima delle spese previste per un viaggio d'affari specifico. Questo processo obbliga un dipendente a gestire le spese in base a una stima predeterminata. Il superamento di questo importo di autorizzazione potrebbe comportare articoli rimborsati non pagati.