Co je náhrada výdajů?
Mnoho společností vyžaduje, aby zaměstnanci cestovali. Toto cestování způsobí, že zaměstnanec utratí peníze za potřeby, včetně jídla, ubytování a dopravy. Úhrada výdajů je platba od zaměstnavatele, která vrací peníze, které zaměstnanec utratil za služební cestu.
Zásady úhrady výdajů většiny společností stanovují maximální povolené výdaje za den. Toto je považováno za částku za den, což je maximální příspěvek na jídlo, ubytování a dopravu. Pokud jednotlivec utratí za položku více, než je maximální limit jeho společnosti, je obvykle nucen zaplatit tento náklad ze své vlastní kapsy, aniž by měl příležitost k vrácení.
Většina podniků vyžaduje, aby jednotlivec včas zaslal potvrzení o úhradě výdajů. To je nezbytné k zajištění toho, aby společnost dodržovala odpovídající postupy účtování a podávání zpráv o daních. Zaměstnanci se obvykle musí ve svých výkazech výdajů obrátit za méně než tři měsíce.
Když zaměstnanec obrací své příjmy, musí obvykle také podat zprávu o výdajích, která používá konkrétní styl nebo šablonu. Tento formulář proplácení výdajů je zvláštní tabulka, která uvádí, jak byly výdaje vynaloženy na konkrétní cestu. Většina formulářů zahrnuje oblast pro typy výdajů, data a částky. To poskytuje adekvátní účetní podrobnosti pro definování, proč zaměstnanec utratil peníze za svou pracovní cestu.
Zaměstnanec musí požádat o úhradu výdajů dříve, než mu budou vráceny peníze, které utratil. Jedná se o ruční proces, který vyžaduje papírování a řádné příjmy. Pokud zaměstnanec zanedbá vyplnění své zprávy o výdajích, nemusí dostávat peníze, které mu dluží.
Většina daňových pravidel vyžaduje, aby zaměstnanec poskytoval příjmy za výdaje přesahující určitý práh. To pomáhá zajistit, aby zaměstnanec věděl o výdajích vynaložených během cesty. Většina podniků vyžaduje, aby náklady na více než 25 amerických dolarů (USD) zahrnovaly papírové potvrzení.
Většina společností také omezuje částku, kterou mohou jejich zaměstnanci utratit za cestovní výdaje. Typicky společnost nedovolí zaměstnancům podat žádost o úhradu výdajů za prvotřídní jízdné, ale bude vyžadovat, aby létali s trenérem nebo obchodní třídou. Tím je zajištěno, že zaměstnanec nakupuje nejlevnější dostupnou dopravu.
Mnoho společností vyžaduje, aby zaměstnanec získal předběžnou autorizaci výdajů, než bude moci cestovat. Tento formulář cestovního povolení je odhadem očekávaných výdajů na konkrétní služební cestu. Tento proces nutí zaměstnance spravovat výdaje na základě předem stanoveného odhadu. Překročení této autorizační částky může mít za následek nezaplacení vrácených položek.