Co je to náhrada výdajů?
Mnoho společností vyžaduje, aby zaměstnanci cestovali. Toto cestování způsobí, že zaměstnanec utratí peníze za nezbytnosti, včetně potravin, ubytování a dopravy. Náklady na výdaje je platba od zaměstnavatele, která vrátí peníze, které zaměstnanec utratil na obchodní cestu. Toto je považováno za množství na diem, což je maximální příspěvek na jídlo, ubytování a přepravní předměty. Pokud jednotlivec utratí více než maximální limit své společnosti na položku, je obvykle nucen zaplatit tyto výdaje z vlastní kapsy bez příležitosti k úhradě. To je nezbytné k zajištění dodržování přiměřených procesů účetnictví a daní pro společnost. Obvykle musí zaměstnanci obrátit na své výdaje na zprávy za méně než tři měsíce.
Když se zaměstnanec otočí ve svémPříjmy, obvykle musí také podat zprávu o výdajích, která používá konkrétní styl nebo šablonu. Tento formulář pro vrácení výdajů je speciální tabulkou, která podrobně popisuje, jak se výdaje vynaložily na konkrétní cestu. Většina formulářů zahrnuje oblast pro typy nákladů, data a částky. To poskytuje odpovídající účetní podrobnosti, aby definoval, proč zaměstnanec utratil peníze na svou obchodní cestu.
Zaměstnanec musí požadovat náhradu výdajů, než mu budou vráceny peníze, které utratil. Jedná se o manuální proces, který vyžaduje papírování a správné příjmy. Pokud zaměstnanec zanedbává, aby dokončil svou zprávu o výdajích, nemusí nikdy obdržet peníze, které mu dluží.
Většina daňových pravidel vyžaduje, aby zaměstnanec poskytl příjmy za výdaje na konkrétní práh. To pomáhá zajistit, aby zaměstnanec byl pravdivý o nákladech utratených během cesty. Většina podniků vyžaduje náklady na více než 25 USDLlars (USD) zahrnovat potvrzení papíru.
Většina společností také omezuje částku, kterou mohou jejich zaměstnanci utratit za cestovní výdaje. Společnost obvykle neumožňuje zaměstnancům podat nároky na výdaje na výdaje za prvotřídní tarify, ale vyžaduje, aby létali trenéra nebo obchodní třídu. Tím je zajištěno, že zaměstnanec kupuje nejméně nákladnou dostupnou dopravu.
Mnoho společností vyžaduje, aby zaměstnanec získal předběžnou autorizaci za výdaje, než bude moci cestovat. Tento formulář pro autorizaci cestování je odhadem očekávaných výdajů na konkrétní obchodní cestu. Tento proces nutí zaměstnance spravovat výdaje na základě předem stanoveného odhadu. Překročení této částky autorizace by mohlo vést k nezaplaceným vráceným položkám.