Qu'est-ce qu'un remboursement de dépenses?

De nombreuses entreprises exigent des employés qu'ils voyagent. Grâce à ce voyage, l’employé dépense de l’argent de première nécessité, dont la nourriture, le logement et le transport. Un remboursement de dépenses est un paiement d'un employeur qui rembourse l'argent dépensé par l'employé lors d'un voyage d'affaires.

Les politiques de remboursement des dépenses de la plupart des entreprises fixent un maximum de dépenses autorisées par jour. Ce montant est considéré comme une indemnité journalière, qui correspond à l'allocation maximale pour les repas, l'hébergement et les éléments de transport. Si une personne dépense plus que la limite maximale fixée par son entreprise pour un article, il est généralement obligé de payer cette dépense de sa propre poche sans possibilité de remboursement.

La plupart des entreprises exigent des particuliers qu’ils remettent les reçus de remboursement des dépenses en temps voulu. Cela est nécessaire pour garantir que les processus de comptabilité et de déclaration fiscale sont suivis par la société. En règle générale, les employés doivent remettre leurs reçus de déclaration de dépenses en moins de trois mois.

Lorsqu'un employé remet ses reçus, il doit généralement également produire un rapport de dépenses qui utilise un style ou un modèle spécifique. Ce formulaire de remboursement des frais est un tableur spécial qui explique comment les frais ont été engagés lors d’un voyage donné. La plupart des formulaires incluent une zone pour les types de dépenses, les dates et les montants. Cela fournit suffisamment de détails comptables pour définir pourquoi un employé a dépensé de l'argent lors de son voyage d'affaires.

Un employé doit demander un remboursement de ses dépenses avant de pouvoir recevoir l'argent qu'il a dépensé. Il s’agit d’un processus manuel qui nécessite des écritures et des reçus appropriés. Si l'employé néglige de remplir son rapport de dépenses, il pourrait ne jamais recevoir l'argent qui lui est dû.

La plupart des règles fiscales exigent qu'un employé fournisse des reçus pour des dépenses dépassant un seuil spécifique. Cela permet de s’assurer que l’employé est honnête au sujet des dépenses engagées au cours d’un voyage. La plupart des entreprises exigent des dépenses de plus de 25 dollars US (USD) pour inclure un reçu papier.

La plupart des entreprises limitent également le montant que leurs employés peuvent dépenser en frais de déplacement. En règle générale, une entreprise n'autorise pas les employés à déposer des demandes de remboursement de frais pour des tarifs de première classe, mais les oblige à voyager en autocar ou en classe affaires. Cela garantit que l'employé achète le moyen de transport le moins coûteux disponible.

De nombreuses entreprises exigent qu'un employé obtienne une autorisation préalable pour ses dépenses avant de pouvoir voyager. Ce formulaire d'autorisation de voyage est une estimation des dépenses prévues pour un voyage d'affaires spécifique. Ce processus oblige un employé à gérer les dépenses en fonction d'une estimation prédéterminée. Le dépassement de ce montant d'autorisation pourrait entraîner des remboursements impayés.