Was ist ein Imprest Fund?
Ein Zahlstellenfonds, der auch als Portokassenfonds bezeichnet wird, ist eine Art Barreserve, die zur Verwaltung geringfügiger Ausgaben, die während des laufenden Geschäftsbetriebs eines Unternehmens anfallen können, vorgesehen ist. In der Regel werden die Erlöse in diesem Fonds in Form von Währungen und Münzen gehalten und einem Fondsadministrator oder einer Kasse zur Auszahlung gemäß den Richtlinien und Verfahren des Geschäfts anvertraut. Unternehmen aller Größen und Typen verfügen wahrscheinlich über eine Art Kleingeld- oder Zahlstellenfonds, der es ermöglicht, schnell Büromaterial oder andere Artikel zu kaufen, ohne ein förmliches Bestell- und Kaufverfahren durchführen zu müssen.
Die Struktur eines Zahlstellenfonds ist normalerweise sehr einfach. Ein kleines Unternehmen kann diese Art von Geschäftsressource verwalten, indem es einen Vorrat an Bargeld und Münzen in einer verschlossenen Schublade oder in einem kleinen Safe auf dem Geschäftsgelände aufbewahrt. Die meisten Unternehmen haben Mindest- und Höchstgrenzen für den Gesamtbetrag festgelegt, der gleichzeitig im Fonds gehalten werden kann. Das Festlegen dieser Grenzwerte umfasst in der Regel die Berücksichtigung der Art der Käufe, die mit den Mitteln des Fonds getätigt werden können, sowie die Berücksichtigung der Durchschnittspreise dieser Käufe.
Wie bei jeder Art von Finanzkonto wird der Zahlstellenfonds überwacht und regelmäßig abgeglichen. Bei der Abstimmung müssen in der Regel die Einnahmen aus dem Fondserlös seit dem letzten Abgleich verbucht, Einzahlungen in den Fonds hinzugefügt und der Buchsaldo des Zahlstellenfonds mit der physischen Zählung des im Zahlstellenfonds gehaltenen Bargeldes verglichen werden Fund Drawer oder Safe. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann diese Art der Abstimmung wöchentlich oder zweiwöchentlich erfolgen, sollte jedoch mindestens monatlich erfolgen.
Die Aufrechterhaltung eines Zahlstellenfonds bietet mehrere Vorteile. Das Konto bietet Geld, mit dem Sie das Nötigste kaufen können, ohne eine Bestellanforderung vorbereiten, eine Bestellnummer erhalten und warten zu müssen, bis ein Firmenscheck ausgestellt wurde, um den Kauf abzudecken. Wenn ein kleines Unternehmen beispielsweise sofort eine Druckerpatrone benötigt und dieser Artikel über das im Fonds befindliche Kleingeld gekauft werden kann, wird die Transaktion aufgezeichnet. Anschließend kann ein Antrag auf Erstattung über die üblichen Einkaufskanäle gestellt werden, um sicherzustellen, dass die Der Fonds erhält mehr Bargeld, das später für einen weiteren Kauf verwendet werden kann.