Co je zálohový fond?

Známý také jako drobný hotovostní fond, zálohový fond je druh hotovostní rezervy, která je vyhrazena pro správu menších výdajů, které mohou vzniknout během každodenního provozu společnosti. Výnosy z tohoto fondu jsou obvykle drženy jako měna a mince a jsou svěřeny správci fondu nebo pokladníkovi za výplatu v souladu s politikou a postupy dané firmy. Společnosti všech velikostí a typů pravděpodobně budou mít po ruce nějaké drobné hotovostní nebo zálohové fondy, což umožní rychle nakupovat kancelářské potřeby nebo jiné předměty bez nutnosti procházet formálním procesem objednání a nákupu.

Struktura zálohového fondu je obvykle velmi jednoduchá. Malá firma může spravovat tento typ obchodního zdroje udržováním dodávky měny a mincí v uzamčené zásuvce nebo malém trezoru v místě podnikání. Většina firem bude mít stanoveny minimální a maximální limity pro celkovou částku peněz, které mohou být ve fondu kdykoli uloženy. Stanovení těchto limitů obvykle zahrnuje zvážení typu nákupů, které lze provést pomocí zdrojů fondu, jakož i zohlednění průměrných cen těchto typů nákupů.

Stejně jako u každého typu finančního účtu bude zálohový fond monitorován a pravidelně sladěn. Odsouhlasení obvykle vyžaduje zaznamenat příjmy za všechny nákupy provedené pomocí výnosu fondu od posledního odsouhlasení, sčítat veškeré vklady provedené do fondu a poté porovnat účetní zůstatek zálohového fondu s fyzickým počtem peněžních prostředků uložených v záloze zásuvka fondu nebo trezor. V závislosti na velikosti podniku může dojít k takovému usmíření na týdenní nebo dvoutýdenní bázi, mělo by však být prováděno alespoň jednou měsíčně.

Zachování zálohového fondu má několik výhod. Účet poskytuje peníze, které lze použít k nákupu náležitostí bez nutnosti připravovat rekvizici, získat číslo objednávky a počkat, až bude šek společnosti zkrácen za účelem pokrytí nákupu. Pokud například malá firma potřebuje kazetu s tiskárnou okamžitě, lze tuto položku zakoupit z drobné hotovosti nalezené ve fondu, transakce bude zaznamenána, pak lze podat žádost o vrácení prostřednictvím obvyklých nákupních kanálů, což zajistí, že fond obdrží více hotovosti, kterou lze později použít na další nákup.