Hvad er en forskudsfond?
Også kendt som en lille kontant fond, en forskudsfond er en type kontantreserve, der er afsat til at styre mindre udgifter, der kan opstå i løbet af en virksomheds daglige drift. Indtægterne i denne fond holdes typisk som valuta og mønt og overdrages til en fondsadministrator eller kasserer til udbetaling i henhold til virksomhedens politikker og procedurer. Virksomheder i alle størrelser og typer har sandsynligvis en form for små kontanter eller forskudsfond til rådighed, hvilket gør det muligt hurtigt at købe kontorartikler eller andre varer uden at skulle gennemgå en formel ordre- og indkøbsprocedure.
Strukturen i en forskudsfond er normalt meget enkel. En lille virksomhed administrerer muligvis denne type forretningsressourcer ved at opbevare en forsyning med valuta og mønter i en låst skuffe eller en lille pengeskab på forretningsstedet. De fleste virksomheder har sat minimums- og maksimumsgrænser for det samlede beløb, der kan holdes i fonden på et hvilket som helst tidspunkt. Angivelse af disse grænser involverer normalt overvejelser om den type indkøb, der kan foretages ved hjælp af fondens ressourcer, samt at der er mulighed for gennemsnitspriserne for disse indkøbstyper.
Som med enhver form for finansiel konto, overvåges fonden og periodisk afstemmes. Afstemningen kræver normalt, at kvitteringerne registreres for eventuelle køb foretaget ved hjælp af fondsprovenu, siden den sidste afstemning fandt sted, tilføjelse af eventuelle indskud, der blev foretaget til fonden, og derefter sammenligning af den bogførte saldo af forskudsfonden med det fysiske antal kontanter, der holdes i forskud fondsskuffe eller sikkert. Afhængig af virksomhedens størrelse kan denne type afstemning forekomme på en ugentlig eller en anden uges basis, men den skal ske mindst hver måned.
Der er flere fordele ved at opretholde en forskudsfond. Kontoen giver penge, der kan bruges til at købe væsentlige ting uden behov for at forberede en rekvisition, få et indkøbsordrenummer og vente på, at en virksomhedscheck bliver skåret for at dække købet. For eksempel, hvis en lille virksomhed har brug for en printerpatron med det samme, kan den vare købes fra de små kontanter, der findes i fonden, registreres transaktionen, derefter kan en anmodning om refusion via de sædvanlige indkøbskanaler indsendes, hvilket sikrer, at fonden får flere kontanter, der senere kan bruges til et andet køb.