Hvad er en imprestfond?
Også kendt som en lille kontantfond, en imprestfond er en type kontantreserve, der er afsat til at administrere mindre udgifter, der kan opstå i den daglige drift af en virksomhed. Provenuet i denne fond holdes typisk som valuta og mønt og overdrages til en fondsadministrator eller kasserer til udbetaling i henhold til virksomhedens politikker og procedurer. Virksomheder i alle størrelser og typer har sandsynligvis en slags småkontant- eller imprestfond til rådighed, hvilket gør det muligt hurtigt at købe kontorartikler eller andre varer uden behov for at gennemgå en formel bestillings- og indkøbsprocedure.
Strukturen af en imprestfond er normalt meget enkel. En lille virksomhed styrer muligvis denne type forretningsressource ved at holde en forsyning af valuta og mønter i en låst skuffe eller en lille pengeskab på forretningsstedet. De fleste virksomheder vil have fastlagt minimums- og maksimale grænser for det samlede beløb, der kan opbevares i fonden på et hvilket som helst tidspunkt. Indstilling af disse liMITS involverer normalt overvejelse af den type køb, der kan foretages ved hjælp af fondens ressourcer, samt muliggør gennemsnitlige priser for disse typer køb.
Som med enhver form for finansiel konto overvåges den imprestiske fond og afstemmes med jævne mellemrum. Afstemningen kræver normalt registrering af kvitteringerne for eventuelle køb, der foretages ved hjælp af fondsprovenu, siden den sidste forsoning fandt sted, tilføjede fonden, der er foretaget i fonden, og derefter sammenligne bogbalancen i den imprestiske fond med det fysiske antal af de kontanter, der blev opbevaret i den imprest fondsskuffe eller sikker. Afhængig af virksomhedens størrelse kan denne type forsoning forekomme en ugentlig eller to ugentlig basis, men bør gøres mindst på månedlig basis.
Der er flere fordele ved at opretholde en imprestfond. Kontoen indeholder penge, der kan bruges til at købe væsentlige ting udenBehovet for at udarbejde en rekvisition, få et indkøbsordrenummer og vente på, at en virksomhedskontrol skal nedskæres for at dække købet. For eksempel, hvis en lille virksomhed har brug for en printerpatron med det samme, kan denne vare købes fra de små kontanter, der findes i fonden, vil transaktionen blive registreret, så kan en anmodning om refusion gennem de sædvanlige indkøbskanaler indsendes, hvilket sikrer, at fonden modtager flere kontanter, der kan bruges til et andet køb senere.